Boxはファイル共有サービスです。

便利な機能も多く、セキュリティの面でも信頼度が高いので多くの企業で利用されています。

本記事ではBoxの使い方完全マニュアルとして、使い方や便利な機能について解説します。

この記事で分かること▼

1. Boxとは
2. Boxの使い方
3. Boxの便利な4つの機能
4. Boxのプランと利用できる機能

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Boxとは？

Boxは、世界中で活用されているファイル共有サービスです。アメリカで2005年に設立されて以来、世界では10万社以上、日本国内では1万社以上の導入実績を誇っており、日本でも利用している企業が増えています。

Boxの基本情報について次の表にまとめました。

英文社名	Box Inc
本社所在地	900 Jefferson Ave. Redwood City, CA 94063 USA
電話番号	877 729-4269
設立年月	2005年4月
代表者名	Mr. Aaron Levie
業種名	IT・通信（IT & Communications）
市場名	NYSE（ニューヨーク証券取引所）
従業員数	2,172人
ウェブサイト	www.Box.com

Boxの使い方

ここからはBoxの使い方について解説します。

• フォルダやファイルの作成
• ファイルやフォルダのアップロード
• ファイルやフォルダのダウンロード
• ファイルやフォルダの共有
• ファイルやフォルダの削除

以上の5つについて解説します。

フォルダやファイルの作成

フォルダやファイルの作成手順は以下の通りです。

1. WebブラウザやアプリからBoxへログイン
2. 画面右上の[新規]、[フォルダ]の順にクリック

3. 任意のフォルダ名を入力

4. 必要に応じて、フォルダにアクセスできる各ユーザーのメールアドレスを入力（権限によっては表示自体されません）
5. [作成]をクリックして完了

作成できるファイルはフォルダ、ブックマーク (任意のURL)、Box Note、Microsoft Officeファイル、またはGoogleドキュメントです。

参考：Box Supportファイルおよびフォルダの新規作成

ファイルやフォルダのアップロード

ファイルやフォルダのアップロード手順は以下の通りです。

1. 画面右上の[新規]をクリック
2. [ファイルアップロード]または[フォルダアップロード]をクリック

3. アップロードするファイルまたはフォルダを選択
4. [開く]または[アップロード]をクリックして完了

このような手順を踏まなくても、使用WebブラウザがChrome・Firefox・Safariであれば、ドラッグアンドドロップでのアップロードも可能です。

ファイルやフォルダのダウンロード

Box上のファイルやフォルダをダウンロードする手順は以下の通りです。

1. ファイル名またはフォルダ名の右横にある[…]をクリックするとツールバーが表示される

2. ダウンロードアイコンをクリック

上記の手順だと一つずつのダウンロードとなりますが、Shiftキーを押して複数項目を選択すれば、複数のファイル・フォルダの一括ダウンロードも可能です。

複数のファイルをダウンロードするとZipファイルに圧縮されてダウンロードされます。

ファイルやフォルダの共有

ファイルやフォルダの共有手順は以下の通りです。

1. ファイルまたはフォルダの行にカーソルを合わせる
2. [リンクアイコン]をクリック

3. [ユーザーを招待]欄で招待ユーザーのメールアドレスを入力して[送信]をクリックするか、[リンクを共有]欄から“共有リンク”をコピーする

4. 共有リンクの場合はメール本文やチャットなどで任意の相手にURLを伝達する

ファイルやフォルダの削除

ファイルやフォルダの削除手順は以下の通りです。

1. ファイルまたはフォルダを右クリックするか、省略記号[…]をクリック
2. [ごみ箱]をクリック

Boxでは、ごみ箱に入れたファイルやフォルダが一定期間（30日）保存されます。 デフォルトではその期間は30日間ですが、BusinessアカウントとEnterpriseアカウントのBox管理者であればその期間を変更することができます。また、ごみ箱を検索して、特定の項目を手動で復元または削除することもできます。

参考：Box公式サポート ごみ箱の管理

Box内で誤って大事なファイルを削除または上書きした場合の復元方法については以下の記事で詳しく解説しているので、ご興味のある方はぜひご覧ください。

【Box上書きと削除を復元！】間違って大事な資料やファイルを上書き保存、削除してしまった際のバージョン管理と変更履歴

Boxの便利な4つの機能

Boxには4つの便利な機能があります。

• 7段階のアクセス権限
• メールでのアクション通知
• アクセスログ確認機能
• Box Drive

それぞれについて詳しく解説します。

7段階のアクセス権限

Boxには7つのアクセス権があります。このアクセス権を使い分けることで高セキュリティなクラウドストレージを実現しています。

以下の表に7つの権限についてまとめました。

	アップロード	ダウンロード	プレビュー	リンクの取得	ファイル編集	削除	所有
共同所有者	○	○	○	○	○	○	○
編集者	○	○	○	○	○	○	×
ビューア/アップローダ	○	○	○	○	○	×	×
プレビュー/アップローダ	○	×	○	×	×	×	×
ビューア	×	○	○	○	×	×	×
プレビューア	×	×	○	×	×	×	×
アップローダ	○	×	×	×	×	×	×

7つの権限の意味については以下の通りです。

共同所有者： 編集者の権限に加え、フォルダのプロパティ(招待の制限事項)の設定が可能なユーザです。

編集者：フォルダへの読み取り、書き取りの全権限を持つユーザーです。

ビューア/アップローダ：ファイルの閲覧と、アップロードのみができるユーザです。

プレビュー/アップローダ：ファイルのプレビューと、アップロードのみが可能なユーザです。

ビューア：ファイルの閲覧のみが可能なユーザです。

プレビューア：ファイルのプレビューのみが可能なユーザです。

アップローダ：フォルダへ、ファイルのアップロードができるユーザです。

メールでのアクション通知

Boxはメールでのアクション通知を利用することができます。

これは、自分が所有・共有しているフォルダに対し、ファイルのアップロード・ダウンロード・コメント・プレビュー・削除があった場合、メールで自動通知してくれる機能です。

ファイルごとに通知の有無を設定することができるので、業務効率化の役割もあります。

設定方法は以下の通りです。

1. Boxウィンドウの右上にあるアカウントのアイコンをクリックします。 
2. 表示されたメニューで、[アカウント設定] をクリックします。
3. 次に、[通知] タブに切り替えます。このタブでは、自分のアカウントのデフォルトメール通知設定を調整できます。作業が完了したら、[変更を保存] をクリックします。

参考：Boxの基本機能

アクセスログ確認機能

Boxはファイルごとに閲覧・編集・ダウンロード・コメントのログを追跡しているので、ログを確認することができます。

そのためいつ・誰が・どのようなアクションをしたのかを確認することができます。

Box Drive

Box Driveは、Microsoft Office 365やAdobeをはじめとする、あらゆるデスクトップアプリのファイルへの直接アクセスを可能にするアプリケーションのことです。

通常のファイルのように、ローカル保存で利用できるクラウドドライブです。

また、Boxはオフラインでの利用ができませんが、組織のBox Driveを有効にしていること、および自分にEnterprise設定を編集する権限がある場合は、オフライン機能を有効化することができます。

Boxのプランと利用できる機能

Boxのプランと利用できる機能について次の表にまとめているので参考にしてください。

プラン	Business	Business Plus	Enterprise	Enterprise Plus
価格(ユーザー/年)	21,600円	36,000円	50,400円	72,000円
最小ユーザー数	20　※1	20　※1	20　※1	35
ストレージ容量	無制限	無制限	無制限	無制限
アップロード最大サイズ	5GB	15GB	50GB	150GB
外部コラボレーター	課金対象　※2	無制限	無制限	無制限
エンタープライズアプリの統合（他SaaSシステムとの連携）	1	10	無制限	無制限
バージョン履歴	50	50	100	無制限
コンテンツマネージャ（コンテンツの完全な可視化と管理が可能）	不可	利用可能	利用可能	利用可能
共同管理者の設定（管理権限の委任が可能）	不可	利用可能	利用可能	利用可能
メタデータ/メタデータテンプレート	不可	利用可能	利用可能	利用可能
パスワード要件等の高度なセキュリティ設定	不可	不可	利用可能	利用可能
Box Relay（ワークフロー）	標準ワークフロー	標準ワークフロー	高度なワークフロー	高度なワークフロー
Box Governance	ー	有償	有償	利用可能
Box Zones/Multi Zones	ー	有償	有償	利用可能
Box Shield	ー	ー	有償	利用可能
Box KeySafe	ー	ー	有償	有償
Box付加サービス	ー	ー	ー	利用可能

以上の表に初期費用の3万円がかかります。

※1　原則年間契約になります。

※2　初期費用は初回契約時のみ発生します。 更新の際に更新料等が発生する事はありません。

※3　従業員数が501名以上の場合は最低契約ライセンスが20IDになります。

※4　アカウントの追加は、5ライセンスからになります。

※5　サービス内容および提供条件は、改善等のため予告なく変更する場合があります。

中小企業の生産性向上、業務改善に欠かせないITツールをこちらの記事でご紹介しています。ご参考にしていただければ幸いです。

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まとめ

本記事ではBoxの使い方について詳しく解説しました。

フライクでは自社でのBox利活用の経験からも、お客さまにあった最適解をご提案させていただきます。

ですので、Boxの導入をすぐにご提案することはありません。お客様が行っている普段の業務、描いている未来をまずはヒアリング致します。

理由は、導入するだけでも比較的大きな金額が掛かりますし、そもそも活用できなければ意味がないからです。

・相談したいけど事前にフライクのサービスについてもっと知りたい

・DX推進パートナーとして具体的に何をするのかをもっと知りたい

という方は、まずは弊社サービスのVision Road Mapの資料を無料ダウンロードいただければ幸いです。

【サービスと料金】 VisionRoadMapってどんなサービス？ 

Box公式HP経由で申し込んだ場合、アメリカのBoxとの契約になり、英語での契約・英語でのサポートになります。

英語堪能ということであれば、全く問題なしですが日本語契約・日本語サポートご契約希望の際はBox公認パートナーの弊社フライクまでご相談ください。

また、2022年10月20日に開催された「Box Customer Award Japan 2022」にて、フライク流のBox利活用方法を発表し、「ビジネス部門」において見事大賞を受賞しました。その経験からもご要望に合わせた最適なご提案が可能です。

詳しくは、こちらの記事でご紹介しています。

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