こんにちは、株式会社フライクの大瀧です。

本日のテーマはこちら。

このテーマについて、結論からお伝えすると以下の通りです。

請求業務について現在ホットなニュースといえば、なんといっても2023年10月からスタートするインボイス制度。

今回の記事は、この秋からスタートするこの制度に苦しめられる企業が少しでも減ることに貢献することを目的として書こうと考えています。

もし、この記事を読んで今からでもインボイス制度への対応をしたいと考えている企業担当者様は、ぜひフライクにお声がけいただけますと幸いです。

債務管理と支払業務を楽に、そしてインボイス制度への対応まで 

経理業務の一つでもある「債務管理」。つまり、自社から他社に振込を実施する「買掛」の管理です。

この業務をもっと複雑に、そして多忙にさせてしまうのが、2023年10月から始まるインボイス制度。

インボイス制度とは何か、についてはすでに書籍やブログなどさまざまな媒体で解説されているため、ここでは詳細は省きます。

今回の記事をご覧いただくにあたって重要なのは、インボイス制度の実施にともない、仕入先や外注先が「インボイス登録」をしていないと、自社が余分に消費税を払う必要があることです。そのため、債務管理とインボイス制度は切り離して考えることはできません。

インボイス制度がスタートすると、債務管理や支払業務がより一層複雑になることが予想されます。そこで、インボイス制度に対応し、債務管理や支払業務を楽に行うための二大ソリューションが「バクラク請求書」と「Bill One」です。

LayerX社「バクラク請求書」の特徴

バクラク請求書は株式会社LayerXが提供するサービスの一つであり、私たちフライクもかれこれ一年ほどお世話になったITツールの一つです。

UI・UXもすばらしく、なんといっても迷わず操作できる点が優れています。

まずは、バクラク請求書の特徴や機能を説明します。

詳細はこちら

https://bakuraku.jp/invoice/

Sansan社「Bill One」の特徴

「Bill One」は名刺管理ソフトで有名なSansan社が提供しているサービスです。このサービスの最大の特徴は、「紙」の請求書をOCR化、つまり手書きや印刷された文字列を自動的に読み取り、デジタル化してくれる点です。

Bill Oneが大企業から支持されている理由は、非IT事業部から大量の紙請求書が届くため、OCRによるデジタル化が欠かせないという事情があることが推測されます。

それ以外のBill Oneの特徴や機能を以下に紹介します。

詳細はこちら
https://bill-one.com/function

フライクのAPI連携の現状（2023年7月時点）

私たちフライクは「クラウド型ERPシステム」と題し、システム連携を行っています。

その内容を組立図として表したものが以下です。

システム連携を行う上で避けて通れないのが「API連携」です。

APIは「Application Programming Interface」の略で、異なるシステム同士をつなげるためのIT技術を指します。

この技術を用いることで、例えばSalesforceで管理している見積・請求情報とfreee会計の仕訳データを連携させられます。このように、APIによって異なるシステム間のデータを連携させることで、蓄積されたデータをより便利に利用できるのです。

ここで、API連携を行うにあたって注意したいことがあります。それは、それぞれのシステムがAPI開放、つまりデータにアクセスできる状態にされていないと、そもそもAPI連携は行えないことです。API連携が可能な状態は「オープンAPI」などと呼ばれることもあります。

それでは、バクラク請求書とBill Oneの連携はどんなツールと連携できるのか、また簡単に連携が可能なのかを確認しましょう。結論からいうと、残念ながら両方とも「まだまだ未発展」の状況であり、簡単には連携ができないのが現状です。

まず、バクラク請求書と連携できる会計ツールを確認しましょう。

下記の画像の通り、連携できるツールは複数あり、さらにユーザー数が多いものも複数リストアップされています。

引用元：https://bakuraku.jp/invoice/

しかし、私たちのようなシステム組立屋は、バクラク請求書を有償で契約したとしても、APIリファレンスを閲覧することができません。

それでは、Bill One会計ソフトと連携できるツールはどんなものがあるのでしょうか。

引用元：https://bill-one.com/function/

Bill Oneの場合は有償環境を契約した後に、APIリファレンスをWebにて参照できます。しかし、API開放の状況が非常に悪いため、ほぼ何もできません（笑）。

この２つのサービスはこれから進化することも十分考えられるため、私たちフライクも今後の展開に期待しています。現状では、API開放の観点でいうとほんの少しBill Oneがリードしているといえるかもしれません。

おまけ　連携可能なツール一覧から読み取る、バクラク請求書とBill Oneの戦略の違い

ここからの「おまけ」は、完全に大瀧の主観でお話しします。

バクラク請求書の会計ソフト連携一覧はfreee会計・MoneyForwardから始まっています。その一方で、Bill Oneは勘定奉行クラウド・勘定奉行・弥生から始まっています。

バクラク請求書が連携できるツールの筆頭であるfreee・MoneyForwardのユーザーは中小・中堅企業、個人事業主などが中心です。その一方で、Bill Oneが連携できるツールの筆頭である勘定奉行はOBIC社が提供するツールで、導入先の特徴としては大企業や上場企業が挙げられます。

つまり、この２つのサービスはそれぞれターゲット層が違うと考えられます！

バクラク請求書のターゲットは、おそらく以下のような企業です。

● 中小〜中堅企業
● 売上高でいうと１億円未満〜20億円前後の企業

一方、Bill Oneは中堅企業〜大企業を狙っていると考えられます。

API連携でいうと、中小〜中堅企業はシステムを全体最適化したい企業のみが利用したいと考えているケースが多いでしょう。しかし、大企業は多くの場合、販売管理システムがすでに導入されています。その販売管理システムと連携したいというニーズが必ず生じるはずです。

そのため、中堅企業〜大企業をターゲットとしているBill Oneが先にAPI開放を行うのではないか？と考えています。

次に、Sansan社がどこまで全体最適化を考えるか？ですが、Sansan社は他ベンダーとの協業をして提案するスタイルを取ることがあまりないため、残念ながら期待はできないかもしれません。

部分最適化では経理担当者以外は楽にならない！その２つの理由とは

ここまで読んでも、こう考える方がいるかもしれません。

「バクラク請求書やBill Oneは十分便利そうだから、Salesforceに連携させる必要はないんじゃないの？」

確かに、この２つのツールは便利です。しかし、これらは導入しただけでは部分最適化、つまり企業にあるたくさんの業務の中のごく一部しか便利になりません。さらに重要なことは、このようなツールを導入して支払業務が部分最適化してしまうと、経理担当者以外は楽にならず、事業部の担当者などはかえって負担や混乱を感じてしまうかもしれないということです。

これが、最初に提示した今回のブログの結論です。もう一度ご確認ください。

バクラク請求書・Bill Oneは両方とも「支払業務」に関連する業務を楽にするサービスです。

支払業務に関連する業務とは……

● 支払請求書・請求書への対応
● これらを基に振込を行い、会計帳簿に仕訳を作成

もちろん、これらが効率化することは生産性向上の観点からするとすばらしいことです。

しかし、より全体を最適化するためには、支払業務に携わる経理部門以外にも着目すべきです。

それでは、部分最適化では経理担当者以外が楽にならない理由について解説します。

理由その① 「支払い確認」は事業部も関わる必要があるから 

まず、「取引企業にお金を支払う」という行為はどこで発生するかを考えてみましょう。私たちフライクの場合、代表的な支払行為として以下の５つが発生します。

では、これらはそれぞれどこで、誰が管理しているのでしょうか。

私たちフライクでは主にSalesforceを利用しておりますが、それはあくまでCRM・SFAなどの領域とクライアント向けの情報を管理するものです。一方、上記の２〜５に関しては予実管理ツール「Manageboard」と、一部はエクセルで予算を管理しています。これらを行っているのはそれぞれの事業部です。

すると、事業部はSalesforceやManageboard、エクセルに加えて、支払業務効率化のために見なければならないツールが１つ増えます。

「ツールが１つ増えるだけでしょ？」と思うなかれ。複数のツールを開き、入力されている内容が間違っていないかを確認する行為を定期的に行うことは、想像以上の負担を強いることになります。

 

理由その② 事業部が二重入力・二重チェックをしなければならないから

こちらの理由は2－1の延長線上の話ですが、フライクの事業部では以下のツールを使っています。

フライクでは現在、上記のツールで外注費や制作費、システム利用料の予算取りを行っています。

この状況から、「来月からバクラク請求書（もしくはBill One）で管理し、支払請求書を支払っていいのか確認してほしい」という依頼があったら、その担当者はどう思うか？

もしくは「来月から支払い業務はこのツールを使ってやってね」と言われたら、事業部の担当者はどう思うか？

答えは、「またツールが増えるのか、面倒くさいなぁ」です。イメージ通りですね。

ツールの導入により、SalesforceやManageboard、エクセルで管理している予算と実際に送付されてきた支払請求書が合っているかをチェックする必要が生じます。

これを行うためには画面を開き、同一項目をコピー・アンド・ペーストして入力し、もれなくコピペできたかを確認する必要があります。

これでは作業が増えるだけでなく、ミスをする可能性も高まります。

フライクが考えるBill One×Salesforce連携の３つのメリット

それでは、フライクが考えるBill OneとSalesforceの連携でどんなことが実現でき、どんなメリットがあるのかを紹介します。

支払関連情報をSalesforce連携する設計思想 

私たちフライクでは、Salesforceを中心としてさまざまなツールを連携させ、多様な情報を管理しています。その中でも、支払いに関連する業務は以下の内容です。

つまり、ブランディング〜マーケティング〜セールス〜ミドルオフィスまでのすべての情報を、Salesforceで管理しています。

ただし、外注費用やマーケティング費用は予算を100％消化するかというと、必ずしもそうではありません。企業は利益が全てですので、フライクで上記領域に関連するメンバーは営業利益を追いかけられるようにしています。

この場合、営業利益をリアルタイム把握して高速PDCAを回すために、バクラク請求書とBill Oneに蓄積された情報をSalesforceで一元管理したい、という設計思想があります。

第１章でも述べたように、2023年7月時点ではBill Oneのみが一部APIを開放しているため、現在はSalesforce×Bill Oneのみに実装しています。

 

Salesforce×Bill One連携で実現している２つの機能 

2023年7月時点で、私たちフライクがSalesforce×Bill Oneで実装している機能は以下の通りです。

これらの流れを詳しく解説します。

この内容をフローチャートにしたものがこちらです。

支払業務効率化周辺領域で解決したいこれからの機能構築

私たちフライクはこのように、システム組立によって支払業務を効率化していますが、実はまだ、やりたいことがあります。現状では、一部の機能だけしか効率化できていないからです。

今後実現したいと考えている機能は以下の３つです。

すでに何度もお伝えしていますが、私たちフライクは売上高の10％もの金額をITツールへ投資をしています（通常は1％といわれています）。

参考ブログ：https://staging.flyke.co.jp/contents/blog/12998/

このように、多額の予算をITツールへ投資しているため、利用しているITツールがビジネスの売上に貢献しているかを把握し、利用していないITツールへの支払いを停止することが重要です。

そのため、自社のドメインで発行しているITツールを把握するツール（例：MoneyForward社のAdmina）と連携し、支払状況やアカウント状況を把握する必要が生じます。

引用元：https://i.moneyforward.com/

また、予実管理の元となるデータはSalesforceだけではなくエクセルにも入っています。例えば、

● オフィス備品や維持に関連するための外部委託費
● 経営を支える士業事務所や外部コンサルティングの費用

など、販管費の中ではそれほど大きな割合ではないけれども、チリツモで年間ではそれなりの金額となる費用を管理しています。限られたキャッシュの中で最大限の成果を出すためには堅実な管理が必要です。

私たちフライクでは、このようなデータはSalesforceで機能構築する予定はありません。その理由は、データを蓄積して分析していないため、Salesforceよりエクセルで管理する方が適切であると判断しているからです。

ツールを導入すると、せっかく導入したのだから全てのデータを管理したい！と考えてしまいがちですが、何事も適材適所の考えが大切です。

今後は、すべてのデータを可視化して予実管理するためにデータを集約する場所であるTableauの導入を検討しています。

まとめ

2023年10月から導入されるインボイス制度に対応すべく、すでにこの制度にまつわるITシステムの導入を検討している企業も増えてきています。しかし、単純にシステムやツールを導入するだけでは、部分最適なシステムになってしまいます。

支払業務だけではなく支払業務が発生する業務までさかのぼり、全社的な最適化を見据えた業務フロー設計・システム導入に興味のある担当者の方は弊社までご相談ください。

ITシステムを武器に変革している企業が1社でも増えますように。

株式会社フライク　代表取締役　大瀧　龍