こんにちは。
システム組立ちゃんねるを運営している、株式会社フライクの大瀧です。

今回のテーマはこちらです。

2020年から導入が加速したリモートワーク。経験して、データの受け渡しや保管・管理が重要だと気づかれた方も多いのではないかと思います。

リモートワークを導入している企業に利用されているクラウドストレージサービスは、いくつかのサービスがあります。今回は、その中でも特にオススメしたい「Box」について紹介します。

Boxのクラウドストレージについて

Boxという企業について知る

Boxは、世界中で活用されているファイル共有サービスです。アメリカで2005年に設立されて以来、世界では10万社以上、日本国内では1万社以上の企業が導入しています。

私たちフライクは以前、Boxの日本法人「BoxJapan」様にお邪魔させていただきました。そのとき撮影した動画もあわせてご覧ください。

Boxというサービスを知る

Boxの月額費用およびプランの概要は以下の通りです。

　

そして中堅企業〜IPO準備・上場・グループ企業におすすめなのが、「BoxShield」「BoxGovernance」という2つの機能です。

まず、「BoxShield」はスマートアクセス・脅威検出が、「BoxGovernance」はリーガルホールド、効率的なコンテンツ破棄を可能とするサービスです。

クラウドストレージサービス「Box」の5つのメリット

Boxには大きく分けて以下の５つの特徴があります。

1. 容量無制限
2. 「3つのフォルダ」×「7つの権限」設定
3. フォルダ・ファイル共有
4. 他社も無償利用可能
5. API連携での他システム連携

では、早速それぞれを解説します。

メリット①：容量無制限

Boxは法人契約を行い、Businessプラン以上であれば容量が無制限で使用できます。

Boxの容量無制限で利用できるプランを次の表にまとめました。

メリット②：「3つのフォルダ」×「7つの権限」設定

Boxはわかりやすい権限設定を特徴としています。それが「3つのフォルダ構成」と「7つの権限設定」に表れています。この設定で、より多くの人と書類やデータのやりとりができます。

Boxの権限について次の表にまとめました。

また、それぞれの権限の説明は以下の通りです。

メリット③：フォルダ・ファイル共有

フォルダやファイルごとにパスワード設定や権限設定もできるので、限定メンバーとセキュアにやりとりができます。

メリット④：他社も無償利用可能

Businessプラス以上のプランであれば、社外メンバーとのフォルダー共有が無料で使用できます。

メリット⑤：API連携での他システム連携

API連携を行うことで、1500を超えるサービスやシステムと連携できます。

以下の公式サイトから、 Boxと連携できるサービスを確認できます。

参考：【Box公式】 Boxとアプリを統合

また、ここで私たちフライクが実現しているBoxを中心とした「課題や目指すゴール」から逆算したシステム連携図を紹介します。自社の課題を念頭におきながらご覧ください。

例えば、顧客情報管理システムである「Salesforce」とBoxをAPI連携すると、Boxで管理していた書類や資料をSalesforceの顧客情報と結びつけて管理できます。

これを行えば、Salesforceの画面上でBoxに入れてあるファイルを閲覧することも可能です。 これにより、どの顧客とどんな契約書類を交わしたか、またどんな資料があるかなどを一元管理できます。

それでは、このような形で連携させることのメリットは何でしょうか。どんなシステムにも当てはまることですが、現在は一つのシステムで経営課題を解決することが難しい時代です。

だからこそ、複数のシステムをAPIで連携させることで課題を解決することが重要になります。そして、その中心に据えるのが「Box」です。

フライクはBoxを中心として、課題や目指すゴールから逆算して最適なシステムの組み立て（連携）を行い、全体最適化することを得意としています。

 

クラウドストレージサービス「Box」の3つのデメリット

このように、素晴らしい特徴を持つBoxですが、デメリットも存在します。

1. ファイルのアップロード上限がある（5GBまで）
2. オフラインでの利用がNG
3. 公式ページからの申し込みは英語対応

それでは、一つずつ解説します。

デメリット①：ファイルのアップロード上限が5GBまで

Boxには1ファイルあたりのファイルサイズの上限があります。上限はライセンスによって異なりますので、下記の図でご確認ください。

また、アプリケーション固有のアップロード上限もありますので注意が必要です。

• Box Mobile：15 GB
• Box Sync：15 GB
• メールアップロード： 50 MB

さらに、この上限は「フォルダ所有者のプラン」によってファイルサイズ制限が適用されます。

例えば、 Businessアカウントを持つユーザーが、無料のBoxアカウントを持つ他のユーザーが所有する共有フォルダにファイルをアップロードするとします。この場合、フォルダは無料アカウントの所有者に属しているため、Businessアカウントの所有者によるアップロードは250 MB以下に制限される、という仕組みです。

また、Enterpriseユーザーが所有するフォルダでコラボレーションしている無料ユーザーは、このフォルダに最大50GBのファイルをアップロードできます。

デメリット②：オフラインでの利用がNG

Boxはオフラインでの利用ができません。ただし、以下の条件を満たしている場合はオフライン機能を有効化できます。

• 組織のBox Driveを有効にしている
• 自分にEnterprise設定を編集する権限がある

Box Driveを有効にしていない場合や、適切な管理者権限がない場合は、このオプションを表示できません。

参考：【Box公式】オフライン機能の有効化

デメリット③：公式ページからの申し込みは英語対応

Boxの公式ページは英語で表記されています。Googleの翻訳機能などを利用すれば英語が利用できない人でも内容が理解できますが、少し不自然な日本語が表示される場合もあります。

しかしながら、上記のデメリットをあらかじめ理解し、クリアできる環境や状況であれば、このBoxを最大限に使いこなすことができるでしょう。 あなたのリモートワークの強い味方になってくれるに違いありません。

HP経由でBoxを申し込んだ場合はアメリカのBoxとの契約になり、英語での契約・英語でのサポートになります。日本語契約・日本語サポートを希望される場合は、Box公認パートナーである私たちフライクまでご相談ください。

Boxの公式ページから申し込む場合とBox販売代理店から申し込む場合の違いについては、下記の記事でご紹介しています。

【比較】Box Japanと販売代理店（パートナー）での導入の違い。貴社にとってのおすすめは？

私たちフライクではツールの導入・初期設定だけではなく、運用の支援も行っています。

2022年10月20日に開催された「Box Customer Award Japan 2022」では、私たちフライク流のBox利活用方法を発表し、「ビジネス部門」において見事大賞を受賞しました。

Boxの費用とプランの選び方

Boxランニング費用

Boxの月額費用およびプランの概要は以下の通りです。

中堅企業〜IPO準備・上場・グループ企業におすすめなのが、「BoxShieldと「BoxGovernance」の機能です。

BoxShieldはスマートアクセス・脅威検出が、BoxGovernanceはリーガルホールド・効率的なコンテンツ破棄が可能です。

Boxライセンスの選び方

Businessプランは社内スタッフのみでのファイル共有をする場合におすすめです。

Business Plusプランは、取引先などの外部ユーザとファイル共有することが多い場合におすすめです。また、EnterpriseプランではBox Shieldなども利用できるので、アプリケーション連携をしたい場合や、セキュリティを強化したい場合におすすめです。

フライクではBoxを「クラウドストレージサービス」としてではなく、企業の業務を支える「クラウド・コンテンツ・マネジメント」としての利用を推奨しているため、Business Plus以上のプランでの利用をおすすめしています。

クラウド・コンテンツ・マネジメントとは、クラウド上でコンテンツを一元管理することを指します。
これは、以下のような課題を解決するために有効です。

• サーバーの容量が枯渇しHD拡張やファイル整理が必要
• 部門や支社でファイルサーバーが独立しているため、アクセス権やネットワークの関係で目的のファイルにアクセスできない

フライクからBoxを購入する際のご支援

私たちフライクではBoxの組立サービスを実施しております。初めてBoxを導入するお客様に対し、現在のファイルサーバーの状況を把握し、コンテンツ管理のあるべき姿を一緒に検討していきます。その後、お客様にとって最適なBoxライセンス構成を設計し、Boxや他システムの導入を行い、定着化までを支援します。

初期設定では、具体的に以下の内容を実施します。

• 標準設定
• コンテンツと共有
• 通知
• ユーザー設定
• モバイル設定
• デバイス制限
• セキュリティ強化（Enterpriseライセンス以上の場合のみ）

私たちフライクが徹底してBoxを利活用しているため、多くの経験とノウハウが蓄積されています。Boxの導入に興味がある方は、ぜひお気軽にご相談ください。

まとめ

今回はBoxのメリット・デメリットをお伝えしました。

Boxの利用にはデメリットもありますが、それを補うにあまりあるメリットがあるため、使わない選択肢はありません。

私たちフライクではBoxをはじめとして約30のITツールを連携させ、利活用しています。さまざまなツールを利用しており、さまざまな失敗も成功も体験しています。そんな経験からいえることは、Boxは間違いなく便利で、メリットの多いサービスだということです。

フライクがおすすめするITツールは、全て自社の業務で使用しているもの、もしくは研究投資として使い勝手や費用対効果を検証したものです。

ぜひ今回紹介したITツールを利用し、生産性の向上や業務改善を実現していただけたらと思います。

本ブログやITツールについてのお問い合せもお待ちしています。

株式会社フライク 代表取締役 大瀧 龍