こんにちは。
システム組立ちゃんねるを運営している、株式会社フライクの大瀧です。

私たちフライクは、2022年8月に創業4期目を迎えました。そして、同年10月時点で約30のITツールを使い、業務のためのシステムを組み立てております。

一般的に、企業は売上高の約1％をITへ投資しているといわれています。しかし、私たちフライクは、お客さまよりも先に失敗を積み重ね、実体験をもって「このツールをこのように利活用して成功した！」「このITツールはおすすめできる！」と言いたいと考えています。
そのため、売上高に対して約10％の金額を投資しております。

具体的には、このようにセールスフォースを中心としてHR領域、マーケティング領域、セールス領域、プロダクト・エンジニア領域、バックオフィス領域のそれぞれに対して複数のITツールを使っています。

これらのシステム組立の連携を図に表すと、下記の通りです。

この図をご覧になった方から、「こんなにも使っているの!?」「どういうふうに使っているの？」「もっと詳しく教えてほしい」などのお声を頂戴しています。そのため、私たちフライクは惜しみなくそのノウハウをみなさんに共有したいと考えています。

今回のブログではセールスフォースの商談・見積・契約にフォーカスして解説したいと思います。
システム組立連携図でいうと下図の赤枠の部分です。

商談に関連する見積と契約の位置づけ

私たちフライクでは、事業成長にコミットしているすべてのメンバーがSalesCloudを使って営業活動をしております。

SalesCloudは1ライセンスあたり18,000円（月額）と高額です。しかしフライクはセールスフォースを徹底的に使いこなしているため、ライセンス費用に対しての費用対効果は非常に高いものとなっております。

SalesforceのSales Cloud（セールスクラウド）とは？費用やできる機能を一覧化して紹介

Salesforceの使い方を画像と動画で解説｜営業利活用術

フライクでセールスフォースを用いて行う商談対応から見積書提出、そして契約書作成における業務フローは以下の通りです。

営業活動をするにあたって、見積書はもちろん、どのサービスをどれくらいの期間で契約しているかを把握するために「契約書」や「発注書」が必要です。

私たちフライクの方針は「ペーパーレス」「脱エクセル」です。そこで、見積書や契約書、発注書などはすべて電子化し、業務とシステムを整理して情報を一元化できるように設計・構築しております。

セールスフォースの商談機能の使い方に関しては、下記の記事もあわせてご覧ください。

2022年度最新版　Salesforce商談機能の徹底解説

商談活動時に作成する見積書

私たちフライクは、「VisionRoadMapプログラム」を軸に提案やサービスの提供を実施しております。

VisionRoadMapは大きく分けて5つのサービス分類から成り立っております。さらに、その1サービスも複数の明細を持っています。

例えば、01の「業務設計」では以下4つのサービスを展開しております。

そして、例えば設計01-2「フロントオフィス」であれば、以下のようなイメージです。

• 大カテゴリ：VisionRoadMap
• 中カテゴリ：設計01　業務設計
• 小カテゴリ：設計01−2　フロントオフィス

さらに、小カテゴリの中では、
Step1は「ビジネスモデルヒヤリング」とStep2「フロントオフィス領域における課題・システムヒヤリング」に分かれます。

そこで私たちフライクは、セールスフォースではこれらを加味した上で「商品マスター」から選択し、見積書を作成しております。
具体的な画面を用いて説明すると、以下の流れになります。

①商談作成

①-1　取引先から商談を作成

①-2　商談作成に必要な項目の入力

①-3  商談作成完了

②見積情報の作成

②-1　見積情報の作成

②-2　見積情報が表示される

②-3　見積詳細情報を入力

②-4 商品マスターから情報を入力

③完成された見積情報から見積書を出力

③-1　見積書を表示

③-2  見積書Box格納ボタンを押下

③-3　Boxに自動格納された見積書の共有URLが商談項目に反映

また、セールスフォースで作成した見積書をBoxに自動的に格納することにより、営業や営業事務の手間を省くことも可能です。

見積書や過去に提出した資料を、PCのローカルやメールの履歴から検索して時間をロスしていませんか？
セールスフォースとBoxの連携は、ただファイルを管理するためだけに行うものではありません。この連携により、業務の効率性を高め時間のムダも防げるのです。

Salesforce×Boxの神連携！絶対に見てほしいシステム組立連携図とは

ここで、セールスフォース上での商品マスタについて触れておきます。
商品マスタは「カスタムオブジェクト」で管理しております。マスタで管理することにより表記のゆれをなくし、商品ごとの分析もしやすくなります。
さらに在庫管理が必須の卸・小売店などは「商品マスタ×在庫管理」も必須です。

②アプリケーション『商品マスタ』を検索

②−1　VisionRoadMap『設計01_業務設計』の商品マスタ

②-2　設計01-2 フロントオフィスをクリック

③設計01-2 フロントオフィスの基本情報、詳細情報を確認

ここからは商品マスタと会計ソフトとの連携について説明します。
実は私たちフライクが商品マスタを作成する際、最も意識しているのがこの会計ソフトへの連携です。
私たちフライクではfreee会計を使っています。この会計ソフトでは、仕訳は借方・貸方以外にも「取引先」「品目」「部門」「カスタムタグ」で会計帳簿の分析ができます。

つまり、見積書を作成する際にマスタデータから作成することで、会計ソフト側で分析したい軸をあらかじめ見積書情報の裏側にデータとして持てるのです。
単に見積書を作成するのではなく、後の工程のことも意識しています。
こちらについては下記ブログも併せてご覧ください。

【コラボレーション後編】freee会計×Salesforce×boxで実現する電子帳簿保存法に対応した会計業務

見積書の明細を利用して契約レコードを自動生成

さて、次は契約についてお話しします。

セールスフォースの便利機能「契約管理」は、残念ながらあまり知られておりません。ぜひ、ここからの内容を読んで利活用していただければと思います。

私たちフライクのビジネスモデルは大きく分けて3種類あります。
その中でも特に契約管理が必要なのは、02「協奏パートナー」と03「ライセンス販売」です。

02「協奏パートナー」では、お客さまの事業成長を支えるパートナーとして半年もしくは一年の顧問契約を結びます。

そして03「ライセンス販売」ではクラウドサービス代理店業務を行っております。つまり、半年後・一年後の契約更新を忘れると契約が切れてしまう、もしくはライセンスが自動的に更新されてしまうため、お客さまに迷惑をおかけしてしまいます。

そこで、セールスフォースで契約更新時期の管理をしています。しかし実は、先程説明した見積書を作成している時点でこの管理業務は完結しているのです。

先程入力した見積画面には「契約種別」と「開始日」「終了日」の項目がありました。そして、セールスフォースでは「商談」を「受注」に変えると、自動的に契約が作成されるのです。

実際に画面を用いて説明をしていきます。

①ライセンス販売の見積情報を作成する

②商談フェーズを『09_受注』に変更する

③-1　フェーズが『09_受注』になると、自動命名された契約情報が生成される

③-2　自動生成された契約情報の詳細が確認できる

ただ見積書を作るだけではなく、会計ソフトへの連携や分析、契約管理までを見据え業務を遂行できることをイメージできましたでしょうか？

営業部門が作成する見積書に記載される情報は、それより後の工程に関わるカスタマーサクセス、既存営業、経理などの部門で必要とするものを多く含んでいます。

このように、一つの情報が複数のデータに変換されるのがセールスフォースのいいところです。
ぜひ参考にしてください。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか？
今回の記事では私たちフライクがセールスフォースで実現している見積書作成・Boxでの保管・契約書管理について解説しました。

システムの導入は固定費の増加につながるため、躊躇する方も多いと思います。しかし、私たちフライクはビジネスにインパクトを与えるためにシステムの利活用を実践しています。

もし、組み立てやITツールの選定でお困りの場合は、弊社にご相談いただけたら幸いです。

弊社がおすすめするITツールは全て自社の業務で使用しているもの、もしくは研究投資として使い勝手や費用対効果を検証したものです。

ぜひ今回ご紹介したITツールを利用し、生産性の向上や業務改善を実現していただけたらと思います。本ブログやITツールについてのお問い合せもお待ちしています。

弊社、株式会社フライクではツールの導入・初期設定だけではなく、運用方針の支援もしております。

Boxにおいては2022年10月20日に開催された「Box Customer Award Japan 2022」にて、フライク流のBox利活用方法を発表し、「ビジネス部門」において見事大賞を受賞いたしました。

詳しくは、こちらの記事でご紹介しています。

【大賞受賞】BoxCustomerAward2022ビジネス部門　Box活用事例紹介

「Box Customer Award Japan 2022」ビジネス部門受賞

中堅・中小企業向けERPシステムの組み立て方〜APIを駆使してBox × 他SaaSツール連携で徹底利活用

フライクでは自社でのBox利活用の経験からも、お客さまにあった最適解をご提案させていただきます。

ですので、Boxの導入をすぐにご提案することはありません。お客様が行っている普段の業務、描いている未来をまずはヒアリング致します。
理由は、導入するだけでも比較的大きな金額が掛かりますし、そもそも活用できなければ意味がないからです。

・相談したいけど事前にシステム組立屋のサービスについてもっと知りたい

・DX推進パートナーとして具体的に何をしてくるのか…

まずは、弊社サービスのVision Road Mapプログラムの資料を無料ダウンロードいただければ幸いです。