ドキュメントや画像などのファイルを共有するための手段としてクラウドストレージを利用する企業が多くなっています。アメリカでは、多くの企業がBoxを活用しています。

また、日本でも文部科学省、広島県などの省庁や行政機関、アサヒグループジャパン、日本郵政株式会社などのレガシー企業など数多くの導入事例があります。

詳しくは、Box導入のお客様事例をご参照ください。

Box導入のお客様事例

本記事では、Boxの機能の中でも議事録を効率的に書くことができるBox Noteについて詳しく解説します。

Boxとは？

Boxは、世界中で活用されているファイル共有サービスです。アメリカで2005年に設立されて以来、世界では10万社以上、日本国内では1万社以上の導入実績を誇っています。

Boxの基本情報について次の表にまとめました。

英文社名	Box Inc
本社所在地	900 Jefferson Ave. Redwood City, CA 94063 USA
電話番号	877 729-4269
設立年月	2005年4月
代表者名	Mr. Aaron Levie
業種名	IT・通信（IT & Communications）
市場名	NYSE（ニューヨーク証券取引所）
従業員数	2,172人
ウェブサイト	www.Box.com

Box Notesとは？

Box Notesは、「複数のメンバーで共有できるメモ帳」のような機能のことです。Wordのような使いやすいUXと、サクサク動く操作性から非常に利便性の高い機能です。

Boxユーザであれば誰でも利用することできます。ミーティングの際の議事録やチームでのブレインストーミング、業務マニュアルなどの社内資料として利用することができます。

Box Noteの機能

Box Noteの機能としては次のものがあります。

• 機能①コメント機能
• 機能②バージョン履歴
• 機能③テンプレート作成機能

一つずつ解説します。

機能①コメント機能

Box Notesにはコメント機能があります。メンション機能もあるので、他のユーザに通知することも可能です。

機能②バージョン履歴

Box Notesではバージョン履歴を保存する機能があります。過去のバージョンを復元することもできるので、バックアップ機能として利用することもできるでしょう。

Boxを利用すれば、他のバックアップツールを利用する必要もなくなります。詳しくは次の記事をご覧ください。

Boxを利用すれば他のバックアップツールが必要ない理由

機能③テンプレート作成機能

Box Notesには、「テンプレート」機能があります。テンプレートを作成すれば、議事録や日付管理などを効率的におこなうことができます。

デフォルトで用意されているテンプレートは「カレンダー」や「プロジェクトプラン」となりますが、オリジナルのテンプレートを作成することもできるので、社内でよくつかう形式はテンプレート化するといいでしょう。

Box Noteの作成

Box画面左側のカラムにある鉛筆アイコンの直ぐ横にある【＋】 記号をクリックすると、新しいBox Notesを作成することができます。ここで作成されたメモは、デフォルトである【私のBoX Notes】フォルダに保存されます。

画面右上の 【新規作成】をクリックすることでも、新しいBox Notesを作成することができます。

画像引用：Box Supportページ　Box Noteの作成

フォントの種類、大きさ、色なども簡単に変更することができます。

直感的にも使用し易い仕様です。

Box Noteを利用するメリット

Box Noteを利用するメリットとしては次の内容があります。

• メリット①テンプレート利用による業務効率化
• メリット②資料作成の時間短縮

一つずつ解説します。

メリット①テンプレート利用による業務効率化

Box Noteでテンプレートを作成することで業務効率化が可能になります。

Boxで準備してあるテンプレートは次の6つですが、社内でテンプレート化したほうがいいと判断したものは、オリジナルテンプレートとして活用することで業務効率化が可能になります。

• ミーティングアジェンダ
• カレンダー
• プロジェクトプラン
• プロジェクトステータス
• ニュースレター

メリット②資料作成の時間短縮

Box Notesでは同時編集が可能なため、並行作業で資料を作成できます。その結果、資料作成の時間短縮になるので、業務を効率化できるでしょう。

また、リアルタイムでコメントも残せるので、待ち時間が少なくなるのもメリットのひとつです。

【Box上書きと削除を復元！】間違って大事な資料やファイルを上書き保存、削除してしまった際のバージョン管理と変更履歴

まとめ：Boxの便利な機能を使いこなそう！

本記事ではBox Noteの機能について解説しました。

弊社は【トップセールスマン育成】×【戦略的システム導入】で成果を出す組織を創ることを専門とするコンサルタントです。システム導入を失敗した苦い経験がある、システム導入を成功に導きたい方は是非弊社にお声がけください。

また、フライクではツールの導入・初期設定だけではなく、運用方針の支援もしております。

Boxにおいては2022年10月20日に開催された「Box Customer Award Japan 2022」にて、フライク流のBox利活用方法を発表し、「ビジネス部門」において見事大賞を受賞いたしました。

詳しくは、こちらの記事でご紹介しています。

【大賞受賞】BoxCustomerAward2022ビジネス部門　Box活用事例紹介

「Box Customer Award Japan 2022」ビジネス部門受賞

中堅・中小企業向けERPシステムの組み立て方〜APIを駆使してBox × 他SaaSツール連携で徹底利活用

フライクでは自社でのBox利活用の経験からも、お客さまにあった最適解をご提案させていただきます。

ですので、Boxの導入をすぐにご提案することはありません。お客様が行っている普段の業務、描いている未来をまずはヒアリング致します。
理由は、導入するだけでも比較的大きな金額が掛かりますし、そもそも活用できなければ意味がないからです。

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