こんにちは。
システム組立ちゃんねるを運営している、株式会社フライクの大瀧です。

リモートワークが主流になってきた2022年。
ファイルサーバーをクラウドへ移行し、boxを使っている・使ってみたいという企業も多くなってきたことを実感しております。

さて、このブログでは私（大瀧）がITツールの中で最も好きな「box」について熱く熱く語っていきたいと思います。

➡大瀧 龍 | 社員を知る | 株式会社フライク – 描いた未来、一直線。

 

今回のブログは、概要編、ファイルサーバー編、コラボレーション編、API双方向連携編の４つの大分類と詳細６つのブログで成り立っております。

概要編

 

└ファイルサーバー編
　└【前編】Salesforce×box連携で実現する見積書・発注書の自動生成＆自動保管

 

　└【後編】MoneyForwardクラウド請求書×Salesforce×boxで実現する請求業務の効率化

 

└コラボレーション編
　└【前編】Gmail×Salesforce×MoneyForwardクラウド請求書×boxで取り組むペーパーレス請求書発行

 

　└【後編】freee会計×Salesforce×boxで実現する電子帳簿保存法に対応した会計業務

 

└API双方向連携編
　└【前編】Salesforce×boxで取り組む構造化・非構造化データ全情報一元化（本ブログ）

 

　└【後編】CLOUDSIGN×Office365×boxで取り組む契約業務の完全WEB化

全編ご覧いただき、boxの新しい使い方の発見や、他ITツールとの連携で相乗効果での業務効率化など、生産性を向上するきっかけにしていただけたらと存じます。

さて、私たちフライクでは業務で30以上のITツールを利用しております。

そして、システム組立屋としてこれらのクラウドITツールをこのように組み立てております。

これらの連携の中で、今回はクラウドコンテンツプラットフォームのboxに着目して話を進めていきたいと思います。

現在、私たちフライクではboxと他ITツールとの連携は以下のような構成で利用をしております。

このブログでは「API双方向での利用」に注目し、その中でも

前編では「Salesforce×boxで取り組む構造化・非構造化データすべての情報一元化」

後編では「CLOUDSIGN×Office365×boxで取り組む契約業務の完全WEB化」

についてお話して参ります

前編・後編あわせてご覧くださいませ。

Salesforce×boxで取り組む構造化・非構造化データすべての情報一元化

企業におけるデータは「構造化データ」と「非構造化データ」の2つに分類されます。

「構造化データ」とは正規化されたデータ、つまりAccessや社内システムで作られたデータベースで構築されたデータで、値が数値・記号で1テーブルに集約されている状態のデータを指します。

一方で、「非構造化データ」はテキスト・音声・画像・動画などのデータに規則性がなく、表形式やデータベースで管理がしにくい・変換できないデータを指します。

また、企業内の全てのデータを100％とすると、構造化データは約20％、非構造化データは80％といわれております。

構造化データはExcel・Access・Kintone・セールスフォース等のデータベースで管理でき、分析・活用がしやすいといえます。

しかし、非構造化データは以下の2つの理由から活用が進んでいないのが現状です。

　理由①　構造定義を持たず、そのままでは処理が難しい
　理由②　分析・活用が可能な形へ変換・加工が必要

しかし、構造化データや非構造化データを融合し、分析・利活用することにより、業務効率化はもちろんのこと、顧客志向に沿った商品企画や他部署を巻き込んだ施策の検討などが実現できるのではないのでしょうか。

私たちフライクでは構造化データはセールスフォースに、非構造化データはboxに集約しております。
そして、ここからは構造化データ（セールスフォース）と非構造化データ（box）の情報を一元化しているセールスフォースについてお話ししたいと思います。

Salesforce×boxで集約する構造化データと非構造化データ 

構造化データと非構造化データの共通項は「顧客軸」 

私たちフライクでは約30のITツールを利用しています。
さらに、これらを単独や部分最適での利用するのではなく、API連携を最大限に利活用することで全体最適のシステムを作り上げております。

ただ、1章でもお伝えしました、セールスフォースに集約できるのは構造化データです。
企業内データの中でも20％にすぎません。

残りの80％はテキスト、音声、画像、動画など、データに規則性がなく表形式やDBで管理がしにくい・変換できないデータといわれる非構造化です。
これらはboxにて保管されております。

そこで、私たちフライクではboxを中心にこのような利活用を進めております。

さて、企業が存続するためには「カネ」が必要です。

カネの多くは「顧客に提供するサービスの対価」として頂戴する割合が多くを占めています。
そのため、顧客軸で物事を考えることが重要だと私は考えております。

そこで、顧客軸で物事を捉え、セールスフォースとboxの共通項を「顧客」とします。
私たちフライクはこの「顧客」を共通項に、構造化データと非構造化データを連携させております。

Salesforce×boxで実現する顧客軸フォルダの連携 

さて、セールスフォースとboxのフォルダを連携するための手順を見ていきましょう。
具体的には以下のフローで連携を行います。

① box内部に顧客フォルダ構成を統一するためのひな形フォルダを作成しておく
② セールスフォースからbox上にひな形フォルダをコピーし、取引先フォルダを生成
③ 顧客視点でセールスフォースとboxの構造・非構造化データが一元化される

それでは早速、詳細を見ていきましょう。

1. 顧客フォルダ構成を統一すべく、雛形管理

社内ファイルサーバーやフォルダを管理している方にとっては「あるある」だと思いますが、
ファイルサーバーやフォルダは整理整頓されていないことが多く、どこにどのファイルが格納されているかわからないという状態になりがちです。

そこで、私たちフライクでは顧客フォルダのひな形を下記の通りに作成しております。

ひな形フォルダを設定することで、どの企業のフォルダ構成も同様の構成になります。

このようなひな形フォルダを作っている理由は「整理整頓をするため」です。

ビジネスパーソンが調べものに費やす時間は、1日あたり1.6時間と言われています。
（引用元：オウケイウェイヴ総研「社内業務に関する調査」）

大量のデータが日々増え続ける中、それらのデータが整理整頓されている企業と整理整頓されていない企業で、日々の検索時間が大いに変わるのではないのでしょうか。

そのため、このようにひな形フォルダを作成し、管理および整理整頓を実施しております。

また、このひな形フォルダはお客さまと新規の取引を開始するタイミングや面談を実施するタイミングなど、見込み顧客となにかしら接点を持つ初期のタイミングで作成することが重要です。

どのようなお客さまでも、はじめは取引がない状態からスタートします。
そこで、ログを蓄積するためにも早い段階からこのフォルダを作成しております。

2. Salesforceからbox上に取引先フォルダを作成（ひな形ファイルからコピー） 

それでは、セールスフォースからbox上に取引先フォルダを作成する方法について解説をしていきます。

ひな形フォルダから手動でフォルダをコピーして取引先フォルダを作成するのではなく、
セールスフォースの取引先からボタン一つでbox上にフォルダを作っていきます。

私たちフライクでは、セールスフォース上ですべての顧客情報を管理しております。

セールスフォース上で管理できる情報はあくまで構造化データです。
提案書や見積書、請求書やホワイトボードなどの画像データはセールスフォースで管理することはできません。
（セールスフォースのライブラリ機能で管理できますが、容量に限りがあり、セキュリティ設定が面倒なため行っておりません）

そこで、セールスフォース上からボタン一つでboxに「取引先名」を指定した上で、
ひな形フォルダからひな形をコピーしてフォルダを作成しております。

下記動画では画面を用いて解説しておりますので、ぜひ参考にしてください。

3. Salesforce×box連携で非構造化データもSalesforceから参照可能

① box内部に顧客フォルダ構成を統一するためのひな形フォルダを作成しておく
② セールスフォースからbox上にひな形フォルダをコピーし、取引先フォルダを作成する

この2つが完了すると、セールスフォースとboxの自動連携が完了します。

また、セールスフォース上からboxを参照できますので、ユーザーはセールスフォースにログインするだけでbox上の顧客ファイルを参照できます。
（Sales CloudやService CloudのEnterprise Editon以上で可能。Platformライセンスだとシームレスログインはできないため、boxとセールスフォースの2つにログインする必要があります）

このように、セールスフォースに格納されている構造化データと、boxに格納されている非構造化データを「顧客」という共通項で連携することにより、双方向にデータを連携できます。

【boxで上書きしてしまったデータを元に戻す方法】

【Box上書きと削除を復元！】間違って大事な資料やファイルを上書き保存、削除してしまった際のバージョン管理と変更履歴

まとめ 

いかがでしたでしょうか？

今回は、このブログ4部作の4作目・前編として、「Salesforce×boxで取り組む構造化・非構造化データ全情報の一元化」をお話ししました。

後編は「CLOUDSIGN×Office365×boxで取り組む契約業務の完全WEB化」と題して、電子契約業務の効率化について話をしていきます。
ぜひ、こちらもあわせてご覧ください。

フライクは「経営コンサルティング」と「ITツールコンサルティング」の二軸でビジネスをしています。そのため、お客さまのリクエストに応じて調査・研究開発費用を頂戴しながらIT研究を行っています。

そんな背景から「通常の企業にしては多すぎるのでは？」と思われるほどのITツールを使っています。

今回ご紹介したITツールを使い、全く同じ組み立て方で、全て同じようにやらないとセールスフォースや他のITツールを活かせないのでは？と思われる方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、その心配は全くの無用です。弊社が組み立てているセールスフォースを参考に、必要な箇所だけを真似していただければ結構です。

もし組み立てやITツール選定でお困りの場合は、弊社までご相談いただけたら幸いです。弊社がおすすめするITツールは全て自社の業務で使用しているもの、もしくは研究投資として使い勝手や費用対効果を検証したものです。

ぜひ今回ご紹介したITツールを利用し、生産性の向上や業務改善を実現していただけたらと思います。本ブログやITツールについてのお問合せもお待ちしています。

フライクでは、すぐにシステムの導入をご提案することはありません。お客様が行っている普段の業務、描いている未来をまずはヒアリング致します。
理由は、導入するだけでも比較的大きな金額が掛かりますし、そもそも活用できなければ意味がないからです。

・相談したいけど事前にシステム組立屋のサービスについてもっと知りたい

・DX推進パートナーとして具体的に何をしてくるのか…

まずは、弊社サービスのVision Road Mapプログラムの資料を無料ダウンロードできますので、ご確認いただければ幸いです。