こんにちは。
システム組立ちゃんねるを運営している、株式会社フライクの大瀧です。

リモートワークが主流になってきた2022年。
ファイルサーバーをクラウドへ移行し、boxを使っている・使ってみたいという企業も多くなってきたことを実感しております。

さて、このブログでは私（大瀧）がITツールの中で最も好きな「box」について熱く熱く語っていきたいと思います。

2022年10月20日に開催された「Box Customer Award Japan 2022」にて、フライク流のBox利活用方法を発表し、「ビジネス部門」において見事大賞を受賞いたしました！

詳しくは、こちらの記事でご紹介しています。

【大賞受賞】BoxCustomerAward2022ビジネス部門　Box活用事例紹介

「Box Customer Award Japan 2022」ビジネス部門受賞

中堅・中小企業向けERPシステムの組み立て方〜APIを駆使してBox × 他SaaSツール連携で徹底利活用

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今回のブログは、概要編、ファイルサーバー編、コラボレーション編、API双方向連携編の４つの大分類と詳細６つのブログで成り立っております。

概要編

 

└ファイルサーバー編
　└【前編】Salesforce×box連携で実現する見積書・発注書の自動生成＆自動保管

 

　└【後編】MoneyForwardクラウド請求書×Salesforce×boxで実現する請求業務の効率化

 

└コラボレーション編
　└【前編】Gmail×Salesforce×MoneyForwardクラウド請求書×boxで取り組むペーパーレス請求書発行

 

　└【後編】freee会計×Salesforce×boxで実現する電子帳簿保存法に対応した会計業務（本ブログ）

 

└API双方向連携編
　└【前編】Salesforce×boxで取り組む構造化・非構造化データ全情報一元化

 

　└【後編】CLOUDSIGN×Office365×boxで取り組む契約業務の完全WEB化

さて、私たちフライクでは業務で30以上のITツールを利用しております。

そして、システム組立屋としてこれらのクラウドITツールをこのように組み立てております。

これらの連携の中で、今回はクラウドコンテンツプラットフォームのboxに着目して話を進めていきたいと思います。

現在、私たちフライクではboxと他ITツールとの連携は以下のような構成で利用をしております。

このブログでは「コラボレーション（共有URL）」に注目し、その中でも

前編では「Gmail×Salesforce×MoneyForwardクラウド請求書×boxで取り組むペーパーレス請求書発行」 

後編では「freee会計×Salesforce×boxで実現する電子帳簿保存法に対応した会計業務」

についてお話して参ります。

前編・後編あわせてご覧くださいませ。

前編はこちら

freee会計×Salesforce×boxで実現する電子帳簿保存法に対応した会計業務

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それではさっそく、私たちフライクがfreee会計・セールスフォース・boxを連携させて行っている電子帳簿保存法に対応した会計業務について紹介します。

まず、freee会計は従来の会計ソフトではなく、業務をしていくと自動的に仕訳ができて、最終的には会計帳簿ができるという流れになっています。
その中で、売上と連動している仕訳が今回の業務フローです。

具体的な流れは以下の通りです。

① セールスフォース⇒MoneyForwardクラウド請求書へデータ連携
② 連携されたデータよりMoneyForwardクラウド請求書でPDFファイルを生成
③ MoneyForwardクラウド請求書で生成されたPDFファイルをboxの指定フォルダへ保管
④ boxに保管された請求書PDFの共有URLをセールスフォース項目に転記
⑤ セールスフォースからボタン一つで請求書メールを送信＆活動履歴に転記
⑥ セールスフォース⇒freee会計へ連携し、売掛金仕訳登録および債権債務管理の情報を連携
⑦ 予実管理の実績値をfreee会計から連携

業務①〜④および⑤に関しては、それぞれ下記ブログに記載しておりますので、そちらをご覧ください。

本ブログでは⑥に絞ってお話をしていきます。
では、早速詳細に進みます。

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電子帳簿保存法に対応した会計業務 

まずは、freee会計の売上に関する連携についてです。

私たちフライクは、商談管理と見積書の作成をセールスフォースで行っています。
そこで、セールスフォースとfreee会計の連携をする場合は、freee社が提供している「freee for Salesforce」を導入する必要があります。
ちなみに、freee for Salesforceを導入する場合は以下の費用がかかります。

・freeeプロフェッショナルプラン：月額39,800円〜
・freee for Salesforce：月額40,000円〜

つまり、月額で約8万円、年間96万円の費用がランニングコストとして発生することになるのです。

そこで、フライクではAPI連携を用いてfreee会計とセールスフォース、さらにはboxとも連携しています。
これにより、freee会計ベーシックプランでも同様の機能を利用できます。

さて、本題に戻ります。
ここからはセールスフォースに保存されているデータをfreee会計へ連動させます。

freee会計の特徴として、摘要欄が「取引先」「品目」「部門」「メモタグ」に分かれていることが挙げられます。
そこで、これらの情報をセールスフォースで自動的に請求データに付与し、freee会計へ連動時にセールスフォースから該当データも合わせて連携させています。

それでは、詳しく説明していきます。

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freee会計へ連動することを意識したSalesforce請求レコード

freeeのもう一つの特徴は、通常仕訳の時に記入する「摘要欄」が分解されている点です。

一般的な他の会計ソフトでは、勘定科目に対して補助科目をひも付ける形になっております。
しかし、この形では分析を行いにくいのです。

freee会計では、分析が行いやすい「タグ機能」が備わっています。
具体的には「取引先」「品目」「部門」「メモタグ」に分類されているため、月次推移や試算表を用いた分析を行いやすくなります。

詳細はfreee社の「ヘルプ」をご覧ください。
https://www.freee.co.jp/startguide/setting/tag.html

freeeには請求書機能がついていますが、請求データはセールスフォース内で管理しており、さらにはMoneyForward請求書を使っている都合上、私たちフライクはfreeeの請求書機能は使っておりません。

freeeのこのタグの機能を十分に使いこなすために、セールスフォースの請求レコードに「取引先」「品目」「部門」「メモタグ」を付加しているのです。

具体的には以下のような形で項目を付加しております。

ここまでの内容を実行することにより、セールスフォースの請求レコードをfreeeへ連携するための準備ができました！
freee会計を使いこなすためにも、その前工程である請求書発行、請求データの準備を意識することが非常に重要です。

具体的な手順や画面は下記動画をご覧ください。

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freee会計へ連動するのは、請求書を送付するタイミング 

では、早速freee会計へ連動をします。
ポイントはどのタイミングで連動するのか、です。

従来は請求書を送付した後、経理部門に請求書を渡し、手入力で仕訳と売掛管理台帳に転記する……という業務フローが一般的でした。

しかし、この手作業による業務フローではリアルタイム経営はできません。
そこで、請求書を電子メールで送付したタイミングでセールスフォースからfreee会計へAPI経由で連動をしております。

具体的には下図の⑤「セールスフォースからボタン一つで請求書メールを送信＆活動履歴に転記」のタイミングです。

つまり、セールスフォースからGmail経由でメールを送信したタイミングで、セールスフォースからAPI経由でfreee会計へ仕訳を登録しているのです。

また、売掛金として登録することでfreeeの入金管理レポート（債権管理）にも登録するため、以下の2つの業務を行う必要がなくなります。

● 会計帳簿への仕訳登録
● 売掛（債権）管理のためのエクセル台帳への入力

さらに、freee会計の仕訳データの「タグ」にあるメモタグには請求書のURLも転記されております。
これは、電子帳簿保存の一つの要件でもある「電磁的記録の要件」に該当します。

電子帳簿保存時にはその要件として「真実性の確保」や「可視性の確保」が求められます。
freeeとboxとセールスフォースを使うことにより、整然とした形式および明瞭な状態で速やかに出力でき、さらには検索機能での保管も可能です。

詳しくは国税庁のホームページ（https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/05.htm ）をご参照ください。

セールスフォースで商談管理を実施し、見積書・発注書を出力。
MoneyForwardクラウド請求書を使用した請求書を発行し、電子書類はすべてboxに保管。
そして、それらをセールスフォースで一元管理し、最後にfreee会計で会計帳簿へ反映。

このようにしっかりとシステムを作り込むことで、データが整理整頓され、洗練されたシステムができあがります。

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まとめ

いかがでしたでしょうか？

今回は、このブログ4部作の3作目・後編として、「freee会計×Salesforce×boxで実現する電子帳簿保存法に対応した会計業務」をお話ししました。

また、最終章の4作目ではAPI双方向連携編をご紹介いたします。
是非弊社ホームページより最新情報をチェックしてください。

フライクは「経営コンサルティング」と「ITツールコンサルティング」の二軸でビジネスをしています。そのため、お客さまのリクエストに応じて調査・研究開発費用を頂戴しながらIT研究を行っています。

そんな背景から「通常の企業にしては多すぎるのでは？」と思われるほどのITツールを使っています。

今回ご紹介したITツールを使い、全く同じ組み立て方で、全て同じようにやらないとセールスフォースや他のITツールを活かせないのでは？と思われる方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、その心配は全くの無用です。弊社が組み立てているセールスフォースを参考に、必要な箇所だけを真似していただければ結構です。

もし組み立てやITツール選定でお困りの場合は、弊社までご相談いただけたら幸いです。弊社がおすすめするITツールは全て自社の業務で使用しているもの、もしくは研究投資として使い勝手や費用対効果を検証したものです。

ぜひ今回ご紹介したITツールを利用し、生産性の向上や業務改善を実現していただけたらと思います。本ブログやITツールについてのお問合せもお待ちしています。

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