こんにちは、地方×ITを伝播する株式会社フライクの大瀧です。
今回は「クラウドサインで実現する社内効率化」についてお話しいたします。

初期投資を抑える

さて、会社で作業や業務をしていると、業務上必要なものがいろいろ出てきますよね。
それらに対しての投資は必要経費となります。
しかし弊社のような、社員数が一人ないし極少人数の企業であれば、その必要経費はできるだけ抑えたいところです。
皆さんは会社内で「プリンター」をどのくらい使っていますか？
業務上必要な書類や会議資料、プレゼン資料等で、毎日必ず使用している人が多いことでしょう。
私が起業した創業1年目は、そのプリンターをどうしても設置したくなかったのです。
何故だと思いますか？
それは「専用の個室のオフィスではなかったこと」「印刷代が割高」という理由からでした。
そのような理由で、なかなかそちらへ経費を回すことができなかったのですが、では、プリンターを使わないためには、「どんなときにプリンターが必要になるのか」をまず考えることが必要です。
そこが何とかなれば、プリンターは使用しなくても済みますから。
①融資のタイミングで必要な書類のコピー ⇒銀行や保証協会などは電子は基本NG
②他社からの発注書、検修書の押印 ⇒昔ながらからの企業やIT企業は意外と紙のやり取りが多い   以上がプリンターを使わねばならない業務です。

契約関連は、どうしても印鑑や確認などで、紙ベースのやりとりが主体となってしまいます。
そこで、初期投資を抑えたい私は、一つの決断をします。 「
プリンターは、共用でない専用のオフィスになるまで買わない！」
そのために、プリンターを利用しなくても済むよう、ITを駆使して今時の効率化で上記のプリンターが必要なシーンを回避することにしました。
そこで、私が辿り着いたのが、「CLOUD SIGN」なのです。
では、「何故CLOUD SIGNなのか？」をこれからご説明いたします。

CLOUD SIGNで解決できる課題と利用シーン

まず、CLOUD SIGNとは、「電子契約書」サービスです。
もちろん、契約書そのものだけでなく、契約に関わる顧客とのやりとりや管理も出来るシステムを備えたサービスとなります。
このCLOUD SIGNの機能を使えば、契約書関連だけでなく、解決できる課題がいくつもあります。

解決できる課題

郵送にかかる人件費、コストの削減

郵送や印紙代等で、契約書1通あたり約500円の節約に！

保管スペースの確保＋検索の時間の削減

　⇒過去の契約書も保管し、さっと探して取り出せる。探しものをする時間を一日約1.6時間削減！

時間のロスをなくす

　⇒押印や郵送での時間を無くし、作業時間を大幅削減！

  これだけの時間が削減でき、費用対効果も大いに期待できます。

CLOUD SIGN利用シーン

CLOUD SIGNが活躍するのは主にこんな利用シーンです。  

【社外】 売買基本契約書 基本契約書 秘密保持契約書 申込書 発注書/注文書 業務委託契約書

【社内】 入社誓約書 雇用契約書 機密保持契約書

  いかがでしょうか。 CLOUD SIGNの利用で、大幅に作業効率がアップするのがおわかりでしょうか。 また、CLOUD SIGNは他のシステムと連携することで、さらにその力を発揮するのです。 次は、その具体的な利用シーンをご紹介いたします。

CLOUD SIGNの利用法

CLOUD SIGN単体利用シーン

まず、CLOUD SIGNを単体で使用するケースです。 最初にCLOUD SIGNにログインをし、契約書ファイルをアップロードします。 宛先を追加し、送付。 相手が契約書にサイン（捺印）をすると、メールで通知が届きます。

CLOUD SIGN×boxの利用シーン

次に、CLOUD SIGNとboxを連携した使用法です。 boxはこんな特徴を持ったシステムです。

1.容量無制限2.「3つのフォルダ」×「7つの権限」設定3.フォルダ・ファイル共有4.他社も無償利用可能5.API連携での他システム連携

このboxとCLOUD SIGNを連携すると、さらに用途が広がります。 使い方は、送信したいファイルを選択し、右クリックします。 その後、「統合」から「クラウドサインで送信」を選択します。 その後、ファイルをアップロードし、宛先を追加すれば相手にファイルが届きます。 先方がファイルにサイン（捺印）をすると、「cloudsigned」のファイルがbox内に自動生成されます。

こうして、契約書類をbox内でも管理できるのです。

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CLOUD SIGN×box×Salesforceの利用シーン

最後に、CLOUD SIGNとbox、Salesforceを連携します。

Salesforceは、顧客情報を南里するシステムです。 boxとAPI連携連携することにより、boxで管理していた書類や資料を、Salesforceの顧客情報と結びつけて管理することが出来ます。 Salesforceの画面上で、boxに入れてあるファイルを閲覧することも出来るのです。 それにより、どの顧客とどんな契約書類を交わしたか、またどんな資料があるかなど、一元管理することが可能となります。

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まとめ

いかがでしたでしょうか。 必要経費削減からスタートし、業務効率化へ、さらにシステムを連携することによって顧客情報からデータファイルまで一元管理することができることを、ご紹介してまいりました。  

・CloudSignだけでも十分にリモートワークや社内効率化の領域が広がる ・それ以上の効率化を求めるならbox連携でファイルの一元化 ・Salesforceとの連携で契約情報との連携も可能になる。

つまり、ITツールを使いこなし、業務を効率化していくには、システムをデザインすることが重要となるのです。

最後に

いかがでしたでしょうか？ ブログではなかなか伝わりづらいところもがあるかもしれませんが、本内容に関することやITのことをよりわかりやすくyoutubeでまとめております。
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