こんにちは。

システム組立ちゃんねるを運営している、株式会社フライクの大瀧です。

今回のテーマはこちら。

すでに下記のブログでBoxライセンスの選び方について解説をしていますが、今回は私たちフライクが一番Boxを使ってほしいと考えているIPO・中堅・大企業の方に向けてライセンスの選び方をお伝えします。

【Boxのライセンス種別】正しい選び方を図解と動画で解説

Boxはクラウドサーバーとして知られていますが、それだけではありません。実は、Box社はBoxのことを「クラウドコンテンツマネージャー」と謳っているのです。

これまではオンプレミスのサーバーに資料やファイル、機密情報を格納することが多かった大企業や中堅企業も、これからIPOを目指す企業や売上・従業員数が倍々ゲームで増えていく急成長企業も、今後はセキュリティと使い勝手を重要視してツールへ投資することが必須となります。

そこで今回のブログでは中堅・大企業、IPOを目指す企業がBoxを導入する際のライセンスの選び方と必要な機能を解説し、加えてフライクの導入支援内容を解説します。

 

Boxライセンスの種類

はじめに、Boxライセンスの種類についてお話しします。

Boxの基本ライセンスは非常にシンプルで、以下の4つのライセンスに分かれています。

● Business
● Business Plus
● Enterprise
● Enterprise Plus

機能や費用などの詳細は次の表の通りです。

それでは、この中からどのプランを選べばよいのでしょうか。

私たちフライクでは中堅企業・大企業・そしてIPO準備中の企業の方には最低でも「Business Plus」、もしくはそれ以上のプランをおすすめしています。

その理由は、下の表中にある【エンタープライズアプリの統合】です。

【エンタープライズアプリの統合】とは、簡単にいえば「日頃使っているクラウドサービスとの連携数」のことです。

ライセンスごとの【エンタープライズアプリの統合】状況は以下の通りです。

● Business：1
● Business Plus：10
● Enterprise、Enterprise Plus：無制限

フライクはSalesforceやKintone、CloudSignやDocuSign、SlackやChatworkなど多くのサービスをBoxと連携させたいと考えており、実行しています。フライクと同じように複数のサービスを連携したいのであれば、最低でもBusiness Plusを選ぶ必要があります。

上場企業、IPO準備中企業、中堅企業向けBoxライセンスの選び方

まず覚えていただきたいことは、Boxの選び方は「機能」ではなく、「コンテンツ管理のあり方」から考えて行く必要がある、ということです。

もちろん、ランニング費用も重要な検討材料の一つです。しかし、セキュリティ事故が発生してしまってからでは遅いのです。

そこで私たちフライクが持ち合わせているBoxの機能に対する知見から逆算し、企業のタイプやセキュリティ案件、利用方法などを考慮した上で最適なBoxプランの選び方をお伝えします。

Boxライセンスの選び方〜はじめの分かれ道〜 

まず覚えていただきたいことは、Boxのライセンス選びは企業の属性や今後の企業成長方針によって大きく異なるということです。

ライセンスを選ぶ際にはまず、自社が以下のどちらの企業属性に当てはまるのかを確認します。ここが、Boxライセンス選び方で最初に出会う分かれ道です。

なぜ、この2つに大別するのか。それは、「現状のコンテンツ管理のセキュリティを担保した状態で、Boxで文書を保管したいか？」によってライセンスの種類が分かれるからです。

この質問に対して必ず「YES」と応える企業の多くは、以下のどれかに当てはまります。

● 上場企業
● 上場企業のグループ会社
● IPO準備中の企業

引き続き、詳しく解説します。

Boxライセンスの選び方〜上場企業、 IPO・上場を目指している企業の場合〜

● 上場企業
● 上場企業のグループ会社
● IPO準備中企業
● セキュリティに厳しい中堅企業

これらの企業に対する選択肢は以下の4つです。

1. Box Enterprise
2. Box Enterprise+ Shieldオプション
3. Box Enterprise+ Governanceオプション
4. Box Enterprise+ Shieldオプション+ Governanceオプション

上記の条件に当てはまらない企業であっても、セキュリティに対して厳しい要件がある企業であれば、迷わずEnterprise機能を選んでください。

ちなみに、上図の中で「Enterprise Plus」ライセンスは「Shield」と「Governance」のオプションを含んでいます。

それでは、ライセンスの選び方をチャート形式で紹介します。

「Shield」と「Governance」についてはこの後で詳しく説明します。

IPO、上場を目指さない中小企業の場合 

IPOを目指さない中小企業のライセンス選び方は非常にシンプルです。以下の2つが選び方のポイントです。

● 「自社以外のユーザとセキュアな権限設定を付与した状態でコンテンツを共有したい」
● 「Boxと2つ以上の他ITシステム連携を想定している」

具体的な選び方は、こちらのチャートの通りです。

Boxの機能については以下のブログやホワイトペーパーで解説していますので、あわせてご覧ください。

【Boxのライセンス種別】正しい選び方を図解と動画で解説

 

セキュリティ対策をしっかり行いたい企業が抑えておきたいBoxの機能とおすすめ利用方法 

ここでは、「2−2 Boxライセンスの選び方〜上場企業、 IPO・上場を目指している企業の場合〜 」で紹介した「Box Enterprise」の機能と、おすすめのオプション2つを解説します。

Box Shieldの機能×利用方法3選 

1. Box Shieldとは？ 

「Box Shield」は、組織によるリスクの軽減や情報の流れの保護を支援するセキュリティに特化した機能です。具体的なイメージとしては、以下の2点に集約されます。

● Box上のデータや格納されている機密情報の漏洩防止をより強固にするオプション機能
● Boxに格納しているコンテンツへの不正アクセス防止

この機能は、以下の条件に当てはまる企業におすすめです。

● 大企業や上場企業のグループ会社、セキュリティ要件が厳しい企業・業界
● IPOを目指している、IPO前からしっかりとしたプラットホームで拡張性の高いツール・システムを導入したい企業

2. Box Shieldの機能 

Box Shieldには大きく分けて以下の3つの機能があります。

①スマートアクセス
機能：分類ラベル設定によるファイルやフォルダのアクセス制御
効果：人的ミスによる機密情報の誤った共有や情報漏洩を防止することが可能

②リアルタイムセキュリティアラート
機能：不正な活動や異常な行動をリアルタイムで検出し、アラートを発報する
効果：不正アクセスやデータ漏洩のリスクを最小限に抑えることが可能

③データの機密情報の特定
機能：機密情報を含むファイルを自動的に検出
効果：クレジットカード番号や個人情報など、特定のパターンや形式に基づいて機密情報を識別

3. Box Shieldの具体的なユースケース

ここでは、Box Shieldの具体的なユースケースを紹介します。

【具体的なユースケース①】
退職前の社員が、自社Boxテナントから社内ファイルを大量ダウンロードし、ローカルフォルダへ格納した状態で転職先へのデータを持ち出す行為を未然に防ぐ

【具体的なユースケース②】
社員の操作ミスや悪意のある操作によって機密文書が外部に共有された際、Box Shieldが適用されていることで特定のユーザ以外がファイルを閲覧できない状態を実現

Box Governaceの機能×利用方法3選 

1. Box Governaceとは？ 

「Governace」という単語は、企業自身が企業を管理するという意味です。「Box Governace」の機能を簡単に説明すると、以下の代表的な特徴を持つ機能となります。

● 重要データの保持と削除の自動化が可能となり、 効率的なコンテンツ破棄を実現
● 削除権限の強化 （管理者及び特定の権限を保有する担当者のみ重要ファイルを削除可能）

この機能をおすすめしたいのは、以下の特徴に当てはまる企業です。

● 文書管理規定に沿ったコンテンツ管理を、人の手を介さずに自動的に実現したい企業

2. Box Governaceの機能

Box Governaceには、大きく分けて以下の3つの機能があります。

①ドキュメントの保持と廃棄に関する方針の管理
機能：重要データの保持期間を設定可能
効果：管理者及び特定の権限を保有する担当者のみが重要ファイルの削除が可能となり、文書管理の安全性を向上

②コンテンツの分類の自動化
機能：フォルダやファイルに対してメタデータ（属性）を付与したり、リテンションポリシー（フォルダ全体に対する文書の保管及び自動削除ルール）を付与したりすることが可能
効果：重要フォルダやファイルを扱っていることをユーザに対して視覚的に認識させることが可能となり、人的ミスや誤った操作が発生する可能性を低減

③不要となったコンテンツを適切に処理
機能：データの保持期間やデータの削除要件を定義するリテンションポリシーを設定可能
効果：要件を満たしたデータの保持と削除を管理し、不要なデータの自動削除が可能

3. Box Governaceの具体的なユースケース 

ここからは、Box Governaceの具体的なユースケースを紹介します。

【具体的なユースケース】
解約日から7年間保持する必要のある契約書に対してリテンションポリシーを付与することで、設定した解約日から7年が経過した後に自動的に文書を削除

コンテンツ管理のあるべき姿を実現するBoxの導入費用 

ここまでは、Boxライセンスの選び方と企業属性ごとにおすすめしたい機能について紹介しました。しかし、機能を把握しただけでは十分ではありません。自社の業務に沿った機能をしっかりと整える必要があります。

そこで私たちフライクでは4つのプランを用意し、お客様ごとにBoxの設定をカスタマイズする事業を提供しています。具体的には、現在のファイルサーバーの状況を把握し、コンテンツ管理のあるべき姿を共に検討します。

その後、お客様にとって最適なBoxライセンス構成を設計し、Boxや他システムの導入を行い、定着するまで支援します。

そして、Boxの初期設定では以下の内容を実施しております。

＜Box初期設定内容の内訳＞
● 標準設定
● コンテンツと共有
● 通知
● ユーザー設定
● モバイル設定
● デバイス制限
● セキュリティ強化 （Enterpriseライセンス以上の場合のみ）

まとめ 

今回はBoxライセンスの選び方と導入支援費用と内容について解説しました。

今回紹介したBoxの機能の中でも、特にBox ShieldとBox Governaceは中堅・大企業・IPO準備中企業にとって欠かせない機能です。

現在Boxを使っている企業様も、これから利用を開始する企業様も、このブログを参考にすることで、Boxを企業活動に欠かせない武器に「変革」していただけることを願っています。

株式会社フライク 代表取締役 大瀧 龍