システム組立ちゃんねるを運営している、株式会社フライクの大瀧です。

「Salesforceを導入しているけど、取引先をうまく活用できていない」

「取引先をうまく活用できるとどのような効果があるのだろう」

と考えてはいませんか？

フライクでは、取引先の管理にBoxを活用しています。

具体的な活用方法について解説するので、最後まで読み進めてください。

Salesforceの取引先とは？

取引先は、取引を行う会社の情報を蓄積するためのオブジェクトです。取引先責任者と呼ばれる取引先に在籍する人の情報を蓄積するオブジェクトと合わせて利用されます。

Salesforce活用を成功するためには、取引先と取引先責任者の使い方を理解することが大切です。

Salesforce標準機能「取引先」×Box

フライクでは、そのまま「取引先」という言葉を使っておりますが、「企業」や「お客様」といった言葉に変更して使っている企業さまもいらっしゃるのではないでしょうか。

「取引先」は「企業」を管理する機能です。

企業がサービスやモノを買う場合、多くは「稟議」を通して購入します。

一方で、情報収集段階では「人」が行います。

案件化・商談化した際には「人」の管理と同時に「企業」属性や文化など、企業ならではの管理をしていく必要があります。

ですので、情報収集段階では人の管理、購入するためのプロセス（稟議）は企業の管理が必要になります。

セールスフォースでは、以下のような棲み分けをしております。

Salesforce標準機能「リード」「取引先」「取引先責任者」の使い方

リードは見込み顧客を管理するオブジェクトです。

たとえば、リードで管理していた情報から、本格検討や営業リソースを割いて提案をするといったステップに移る際、リードから取引先にデータが移行されます（取引の開始）。

つまり、営業が商談をできる状態と見なされる場合に、リードに格納している情報を取引先に移行（コンバート）できるのです。

【用語の補足】

• サブスクライバー：メール等での定期的な案内の送信を承諾しているユーザー
• LEAD：姓と名が把握しているリード
• MQL（Marketing Qualified Lead）：マーケティング担当が創出する温度の高い見込客
• TQL（Teleprospecting Qualified Lead）：インサイドセールスがフォローする見込み顧客
• SAL（Sales Accepted Lead）：フィールドセールスにパスされた見込み顧客
• SQL（Sales Qualified Lead）：営業担当が資質があると判断した見込み顧客
• OPP（Opportunity）：営業が社内で決められた条件が揃い、案件登録できると判断したもの
• Customer：受注
• Evangelist：自社の製品・サービスを他者へと宣伝・推薦してくれる顧客

さらに、セールスフォースでは「取引先責任者」という情報を管理する箇所があります。

これは「リード」で管理していた人の情報を格納する【箱】となります。

つまり、リードから取引先に「取引開始」に変更した際、人に関連する管理項目は「取引先責任者」で管理されることになります。

企業に属する・関連する人の情報を管理する【箱】すべてが「取引先責任者」となります。

ですので、先程の取引先を「企業」や「お客様」に変換するように、取引先責任者を「担当者」などの名称に変更することもできます。

Salesforce「取引先」と連動するBox

ここからはセールスフォース標準機能の「取引先」とクラウドストレージサービスのBoxの連携についてご説明します。

まず「なぜBoxを使うのか？」根本的な部分についてお話いたします。

そもそも、セールスフォースの中にもファイルストレージが用意されております。

しかし、以下の2点の理由から、弊社ではセールスフォースのファイルストレージを使っておりません。

【理由①】

Salesforceファイルストレージは容量が有限のため、容量オーバーの場合追加購入が必要

セールスフォースのストレージ容量は10GB用意されています。

また、ユーザー1人あたり2GB分追加されます。

つまり10名でセールスフォースを使っている場合、10GB＋2GB×10名の合計30GBがセールスフォース全体で利用可能なクラウドファイルストレージとなります。

一見容量が確保されているように見えますが、過去の履歴や提案書類等すべて保管するとなると、容量を確保するためにどこかのタイミングで過去の資料等を削除する必要が出て参ります。

ですので、フライクでは容量無制限のクラウドストレージサービスBoxを利用しています。

【理由②】

企業に属する・関連するメンバーすべてSalesforceライセンスを有していない

企業に属するメンバー、そして業務委託・派遣・アルバイト等すべてのメンバーがセールスフォースのユーザーライセンスを持っているとは限りません。

しかし、資料や見積書を作成する際、多くのメンバーがファイルを取り扱います。

使うメンバーが増えると、それだけ情報漏えいのリスクも高まります。

そこで、弊社は社内メンバーだけではなく社内外のメンバーでもセキュリティの高い環境でファイル保存ができるBoxを使っています。さらに、BusinesPlus以上であれば追加課金も必要ありません。

Box全体の機能や性能、ライセンスに関しましては、こちらのブログと動画をご覧ください。

また、Boxの利活用に向けたノウハウを資料にまとめています。

無料で公開しておりますので、ぜひ、資料をダウンロードしてみてください。

▼こんな方におすすめ▼

• Boxの使い方をとことん知りたい方
• さらにBoxを使いこなし活用の幅を広げたい
• 他ツールと連携しBoxを最大限活用したい方

セールスフォースの取引先の話に戻ります。

セールスフォースとBoxは、AppExchangeよりアプリをダウンロードすると連携ツールが無料で手に入ります。

しかし、弊社ではその機能を利用しておりません。

理由は「ただ単純に連携するのであって、誰もが見やすいファイル構成を維持できない」ためです。

では、標準連携した場合を見ていきましょう。

※ちなみにAppExchangeとはセールスフォースで利用できる外部アプリを追加できるストアです。無料のものもあれば有料のものもありますので、ご注意ください。

1. AppExchangeよりダウンロードしたSalesforce×Box連携アプリ

まず、AppExchangeから連携アプリをダウンロードします。

ダウンロードおよび初期設定すると、このような画面がセールスフォースの取引先に出てきます。

そして「CreateFolder」をクリックすると、このような画面になります。

セールスフォース上の取引先データと、クラウドストレージサービスのBoxが紐付いているので、セールスフォースからBoxに保管しているファイル等を見ることができるのは便利です。

Box上から見るとこのような形になっています。

AppExchangeよりダウンロードしたSalesforce×Box連携アプリの場合、

以下のような状況になっております。

上記の行程ですと、連携という観点で実現できていますが、非常に表面的な連携となってしまいます。

具体的にどのようなところが不便だと感じていたかというと、

1.　セールスフォースを経由してBoxで自動生成されるファイル名が指定できない

2.　Boxで作成されるのがトップフォルダーだけのため、トップフォルダー配下のフォルダーを自分でコピー＆ペースト／自分で作成しないといけない 

という点です。

「ストレージ・ファイルサーバー管理あるある」ですが、人によってフォルダー構成が異なるため、見にくい・整理整頓されていない状態になりやすいです。

そこで、フライクでは独自の機能を自社で開発し、実際に使っております。

2. 独自開発したSalesforce×Box連携アプリ「自動連携＋雛形フォルダーの自動生成」

そもそも「なぜ独自開発をしたのか？」という背景ですが、2つ理由があります。

【独自開発をするにあった背景】

1. 　作成者によってフォルダー構成がバラバラ
2. 　雛形フォルダーを準備しているがコピーする作業が手作業で大変

詳しく解説いたします。

【開発背景①　作成者によってフォルダー構成がバラバラ】

フォルダー構成がバラバラの場合、クラウドストレージにただ単に資料を保存しているだけであって、探すときに手間がかかってしまいます。 そこで、まず前提として「整理整頓出来る状態」をルールで決めることが重要です。

【開発背景　②雛形フォルダーを準備しているがコピーする作業が手作業で大変】

そして、雛形フォルダーを用意したものの、フォルダーを作るたびにいちいち毎回手動でコピーするのも手間です。

そこで、フライクが独自開発したSalesforce×Box連携アプリ「自動連携＋雛形フォルダーの自動生成」機能がこちらです。

では、具体的なフローをご説明します。

【事前準備①　Boxに雛形フォルダーを準備】

セールスフォースからBoxのフォルダーを自動生成する際に、自動生成してほしいフォルダーを定義します。フライクでは、以下のようなフォルダー構成にしております。

この雛形フォルダーをBox上で表示したものがこちらです。

次に、セールスフォースの画面で説明していきます。

【手順①　右上の「Box雛形フォルダー自動生成」を押下】

するとこちらの画面が出てきます。 この画面が弊社オリジナルの画面となります。

【手順②　作成フォルダ名を変更し、「Boxフォルダ作成処理」をクリック】

Boxのフォルダー名を指定します。

※ここではわかりやすいように「自動作成テストO_大瀧商事株式会社」で作成します。 作成フォルダ名を記載し、「Boxフォルダ作成処理」ボタンを押下します。

【手順③　命名したフォルダーと雛形フォルダーがコピーされていることを確認】

セールスフォースとBoxが連携されること自体は「AppExchange」と同様ですが、弊社の独自ツールは2つの点が異なっています。

それは「指定した名称でフォルダーが作成されていること」「雛形フォルダーが自動生成」されることです。

【指定した雛形フォルダーが自動生成】

この連携をすることで、セールスフォースだけでなくBoxのフォルダーの中身も整理できます。

もちろん、この雛形フォルダーは企業や部署によって異なる設定を付与することも可能です。

いかがでしょうか？

もし、Boxだけでも導入してみたいということでしたら、ぜひ弊社までお問合せください。

まとめ：コスパ良く取引先管理を行いたい場合はBox連携を行おう

取引先をBoxで管理する方法について解説しました。

取引先情報を確認する必要のあるメンバーが社内外に多い場合や、容量を気にせずに情報を蓄積したい場合はBox連携を検討することをおすすめします。

本記事を読んで、Box連携について詳しく知りたいと思ったら、フライクにご相談ください。初期費用50万円〜ご対応可能です。

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株式会社フライク　代表取締役　大瀧　龍