建設業はいまだに紙に手書きで記録することが多く、わが社も以前はご多分に漏れずなんでも手書きでした。そのため重要な案件やお客様の情報を共有できずに問題が起こったり、無駄や無理が発生したりもしていました。

2047年に100周年を迎えるにあたり、「強い会社・良い会社」をビジョンとして掲げました。「強い会社」とは、財務基盤を安定させ永続する企業です。そして社員さんが安心して働き、希望を見いだせる「良い会社」にしていきたい。

そして、特に「良い会社」にするためには、今の仕事のやり方のままではいけないと強く思いました。働きやすい環境、生産性を高められる環境をつくるため、IT化に取り組むことを決めました。

以前から紙だけでなく、Excelも利用していました。でも、Excelファイルが個人のローカルや共有フォルダなどに散らかっている。それって物理的に紙が散らばっているのと変わらないですよね。私は、この会社には「こうしたらよくなる」「こうしたら速くなる」という材料も環境もあるのになんで改善しないんだろう、と思ってたんですよ。

そんなタイミングで社長が変わり、永田からIT化に取り組みたいと聞きました。DXを進めていくことは大賛成でしたので、二つ返事で「やります」と答えました。

工事の管理をする役割の人間が複数いたのですが、管理方法は彼らの裁量に任せていました。なので、それぞれのやり方が存在していましたね。

紙に書くことは誰でもできるので、不便がないとそのやり方がずっと残ってしまう。なので、メールが導入されても紙に書くだけでその内容をメールで送れない人がいる、という状況でした。

今はSalesforceで工事予定台帳、週間工程表、そして外注管理表を管理しています。

最近、Salesforceで週間工程表を管理するようになりました。今までは2週間に1回、各々が覚えている範囲で紙の工程表に内容を書いていました。そうすると抜け漏れがあったり、実態と全然違ったりすることも。

Salesforceの導入後は見積書の提示などの早い段階から情報が紐づいて工程表に反映されるので、ミスや抜け漏れがない。情報の精度も確度も上がりました。

最大の違いは、Salesforceで管理することで、見積書の提示や内諾などのフェーズから製作の人が情報を把握できるようになったこと。つまり、Salesforceによってブラックボックスがなくなり、いいことも悪いことも共有できるようになったんです。先ほど永田から「働きがいのある会社にしたい」という話がありましたが、働きがいってそういうよく分からない部分があると出てこないと思うんですよね。

今までは2階（積算・営業・管理部）だけで話がまとまったあとに話が降りてくるので、時には製作の方から「なんでこのタイミングで依頼があるの、全然作る暇ないじゃん」という反応が起こることもありました。これでは製作の方にとってフェアじゃない。

それでも、製作の方は「仕方ないね」と進めていました。今では早いフェーズから案件が可視化されます。これは大きな違いです。

請求書に関しても、以前は月に1回、営業の方が思いつく限りの情報を紙に書き込んでいました。

Salesforceで管理することで、こちらも見積書の段階から情報が入ってきます。リアルタイムで情報を把握できるし、リンクをたどれば話をさかのぼれます。

作成時間自体はSalesforceの導入前後でそれほど変わっていませんが、以前は請求漏れなどの確認のための時間が1件につき30分くらいかかっていました。

導入後は1件あたり約5分、今までの6分の1で済みます。わが社は請求業務が月に6回ありますので、1回あたり25分、月に約150分の時間を節約できました。

以前は請求書を書く作業一つとっても、紙を取りに行く、情報をたどる、金額を確認する、宛先や工事名、金額を書くなどの工程がありました。月に6回請求書を発行するので、発行・確認・管理、売上に反映するなどそれにまつわる業務も月に6回発生します。

Salesforceを導入してからは、請求書に記載する内容は何もかも決まっていますので、合っているかをチェックするだけでよくなりました。なので、全てが楽になりましたね。

以前はExcelのファイルを自分のパソコンに溜めたり、共有フォルダに入れたりと管理方法がバラバラ。そのため、共有フォルダを見てもこれが全部なのか一部なのか分からず不安でした。Salesforceは一元的にデータが集約されるので、見れば全てのファイルがあることに大きな安心感を覚えます。

私たちのような中小企業がDXやデジタル化に取り組むとなると、まずどこに頼めばいいのか分からない。メーカーや代理店の利幅が高いものを押し付けられないか、本当に自社の課題に適した提案を受けられるのかという不安もありました。

フライクさんは不利な情報もオープンにしていただき、売ろうとするのではなく課題解決にフォーカスしてくださいました。

実際にフライクさんとシステムを組み立てましたが、担当の新堀さんからは私たちの目線で丁寧に提案していただきました。システムを完成して終わりではなく、完成してからも本当に信頼のおけるお付き合いができていると感じています。

反対意見や障壁はどの会社でも起こることだし、DXを進める上で一番大きい壁になるだろうと想定していました。だから起こってもあたふたすることはなかったです。

システムは導入したあとから、こうしたいとかこうじゃなかったとか、そういう点がどんどん見つかるんですよね。でも、特に梅田が中心となってみんなの声を集めてくれたり、現場目線での改善案を考えてくれたり、私の良き相談相手にもなってくれました。

現在は社内の半分以上の方はシステムの利用に巻き込めました。ただ、まだ残りの2〜3割の方は理解が浅かったり、何度か操作説明をしても効果が見られなかったりという状況です。今は彼らに対してどうアプローチするか考えているところです。

現在はSalesforceで案件や顧客を管理していますが、今後は生産管理までできれば、と考えています。これで生産性が向上し、働きやすさにもつながると期待しています。生産管理のデジタル化については今後もフライクさんにアドバイスをいただきたいです。

これからはシステムを活用して戦略的に先を読んでいくことが大事だと思っています。今はSalesforceを導入してなんとなく使えるようになったフェーズ。次のステップのためには「数字やデータはこうすれば活用できるんだよ」というところを見せたい。既に一度オリエンテーションをしましたが、まだピンと来ていない社員も多いです。これはもう地道にアプローチし続けるしかないかなと思います。

システムを導入すると問題が起こったり思い通りにいかないことは当たり前です。そこで「こういう問題が起こるだろうな」と具体的に予測できるかに尽きると思います。

私は「改善できる環境が整ってるのに、何でやれないんだろう」と思った時に周りを見渡して、「それはできんわな」と自分なりの解を持っていました。また、システムを使っていく社員は何年も一緒にいますので、みんなのリテラシーや気質、こう言ったら嫌がるだろうな、ということも分かる。

これらを分かった上でシステムの話をしているので、プロファイリングや分析力があるわけではなく、長い時間の中で培ってきたものが先読みの材料になった感じです。

IT化も含めて木工業界をリードしていく存在でありたいです。そのために、どこよりもIT化を進めて働きがいのある会社を作り、社員さんとともに熊本から未来を明るくしていきたいです。