当時弊所では、法人化に向けて社内の組織化を進めておりました。その過程で、業務効率を図るため、社内のシステム改善に取り組んでいました。しかし、ITツールの導入となると専門の担当者がおらず、私が隙間時間に独学で情報や知識を得ながら進めていましたが、なかなか思うように行きませんでした。

そのような状況のなか、課題としては4つありました。

1つ目は、既に導入していた営業管理や会計関係のシステムがバラバラで連携しておらず、同じ情報を複数回入力しなければなりませんでした。そのため、生産性が非常に悪かったですね。更にシステムがオンプレミスだったため、事務所に来ないと情報が見れない。
特に顧客・案件管理と売上・請求管理の自動紐づけは一番の課題でした。

2つ目に紙による情報伝達。特に受電メモですね。クライアントから私の携帯に直電もあるのですが、事務所に帰ってくるとパソコンに大量の付箋が、、、
事務所へかかってくる新規のクライアントや難しい案件の電話は、すべて私に回す雰囲気があって、社内がとても受動的な体制でした。

3つ目が業務の体系化・仕組み化ができておらず、業務のノウハウや顧客情報の管理などに属人化が生じていた点です。

そして最後が、システム導入において重要な点だと思うのですが、職員が自分の業務以外に関心を示さない。これは組織風土の問題ですが、社内ルールが明確ではなく組織化されていなかったのが原因です。

2021年の頃ですが、自分なりにシステムについて情報収集していた時に、YouTubeのオススメ動画として、システム組立ちゃんねるが、ぽっと出てきて……。

その頃、他社のシステム導入を検討していて、ある会社にオンラインで相談をしていました。弊所の所員も入れて話を聞いたのですが、彼らはイマイチしっくりこないというか、理解していないようでした。それと、その会社の方もセールストークに始終していて決め手にはなりませんでしたね。

そんな時に、フライクさんの動画をちょうど視聴したので、メールで問い合わせをしました。

あの時は大瀧さんがマーケティングを含め、いろいろな知見のある方だとわかったので、「もういいや、とりあえず言うことを聞こう！」って思いました。振り返ると、あの時の説明が今のシステムに反映されているのだと理解できるので、頼んで正解だったと思います

フライクさんの方針で、システム導入前に20〜30回ぐらいWEBミーティングをしながら業務設計をしていただきました。

弊所は組織化と営業部分が弱いことはわかっていたのですが、それを知見のある方が明確に説明してくれました。その上で伴走支援しながら業務設計に落とし込んでくれた点は、私にとってすごく学びになりましたね。また、こちらの要望に対する懸念点も先読みして指摘してくださるので、とても安心できました。

それまでは、自社のビジネスモデルを含め様々な点できちんと理解しないまま、ただがむしゃらにやっていたので、いかに非効率だったかということにミーティングを重ねる中で気付きました。

正直、ネガティブな感想はあまりないですね。

業務設計の後、課題に対して最適なシステムに落としていく。最初のステップは顧客・案件・相談管理というふうにベースを作っていただきました。その次にSalesforceから会計関連の機能を作っていく。最後のステップで会計ソフトとの連携。業務設計から含めると1年程度かかりました。

正直なところ、こんなに時間がかかるとは最初は思っていませんでしたが、もし自分でSalesforceの構築をするとしたら、もっと時間がかかったと思います。そういった意味でも丁寧に対応していただいて、大変感謝しております。

システム導入前の4つの課題に関しては、精度や質の向上において、まだ時間はかかりますが、仕組み化ができたので、後はシステムを使いこなしながら改善していくことですね。

特に経理の処理は早くなりましたね。もう1週間も経たないうちに月次集計が出ます。本格的な運用を始めて1 年くらいで、まだ慣れてないところもありますが、それも回数を重ねるごとに是正されています。

その他の点で言うと、システム導入によって「私一人に偏っていた業務を解消」という意味で「脱・プレイングマネージャー」になれました！そしてクラウド環境で、いつでもどこからでも、事務所の情報にアクセスして仕事ができる体制になったので助かっています。

同様に、所員全員に iPadを支給して外出先や自宅からでも作業できるようにしたので、私がいなくても皆に業務を任せられる環境ができ、属人化を防ぐことができました。

そもそもシステム導入前から、所内で価値観を共有できていませんでした。そのため「皆で同じ方向を向いて仕事をしていこうよ！」と、目標や業務に対する考えを統一することから徹底的にやりましたね。

その一環として、例えば整理・整頓・清掃の「3S」。所内をキレイに保つことを徹底しています。物が整理整頓されていない、定置管理されていない状況下では、いくらシステムを導入しても上手く稼働しないと思います。つまり、システムを使うのは結局「人」なので、バラバラな職場環境では、システムも同じくバラバラ感を生むでしょう。

フライクさんからも所員をプロジェクトに参加させる必要性を提案していただいて、実際にミーティングではコーディネーター的な役割で内容を落とし込んでもらいました。地道に人材教育をした上でのシステム導入が、カチッとハマった感じですかね。

今後さらに少子高齢化が深刻化していくことを考えると、人材採用はどんどん困難になるでしょう。そんな中で営業戦略を立てて利益を上げるには、業務の仕組み化や平準化は不可欠です。そのためにはDX化を進めて効率化と生産性をアップしていかなければならないと思います。

その意味では、思い切ってシステム構築などに設備投資ができる中小企業の皆さんに、フライクをご紹介したいですね。

それと、フライクさんにはぜひともSalesforceの利用者を増やしていただきたい！

最後に私の勝手な要望ですが、「システム連携組立図」がほしいです。あれはもうお金を払ってでも作ってほしいですね！